4+ Điều lưu ý khi chọn địa điểm trung tâm tổ chức hội nghị tại TP. HCM
Cứ vào mỗi quý các doanh nghiệp đều có những buổi hội nghị cùng với các mục đích khau nhau như gặp đối tác, hội nghị nội bộ… Vì vậy một sự kiện được diễn ra suôn sẻ là một sự kiện có một không gian phù hợp với mục đích của công ty. Để khâu chuẩn bị được hoàn chỉnh nhất thì dưới đây là bài viết về điều cần lưu ý khi chọn những địa điểm trung tâm tổ chức hội nghị tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Vị trí trung tâm tổ chức hội nghị TpHCM
Đây được đánh giá là điều quan trọng nhất vì thế trước hãy dành ra các buổi đi khảo sát địa điểm mà diễn buổi hội nghị. Nếu như phần lớn các khách mời tham dự đều sinh sống tại Thành phố Hồ Chí Minh thì ta nên chọn địa điểm nằm ngay trung tâm, nơi hạn chế được kẹt xe, các phương tiện di chuyển dễ dàng hơn.
Trung tâm tổ chức hội nghị tại TpHCM
Bên cạnh đó nếu trung tâm tổ chức hội nghị có view đẹp sẽ là một điểm cộng, không gian thoát mát, có hầm gửi xe và các phòng ốc được bày trí đẹp mắt. Ngoài ra để các quy trình khách tham dự thuận tiện đi lên phòng sự kiện thì chúng ta phải kiểm soát được các hoạt động diễn ra từ việc khách tham dự có tìm được bãi đậu xe hay không. Với những trường hợp này chúng ta có thể làm việc với đội ngũ quản lý của trung tâm hội nghị, điều phối nhân viên hỗ trợ khách mời hoặc có thể gửi cho khách mời bản đồ định vị.
Các thiết bị được trang bị đầy đủ trong các sảnh
Tiêu chí cần quan tâm tiếp theo đó chính là chất lượng về cơ sở vật chất cũng như các thiết bị được bày trí trong các sảnh hay phòng diễn ra sự kiện. Hệ thống âm thanh tốt sẽ giúp sự kiện truyền đạt thông tin tốt nhất và thoải mái cho khách tham dự, song song đó ánh sáng cũng không thể không nhắc đến. Ánh sáng không nên quá sáng cũng như quá tối khiến cho khách mời cảm thấy tù túng và gò bó trong phòng sự kiện.
Cách bày trí bàn ghế phù hợp
Cách bố trí bàn ghế có thể biết được sự chu đáo mà công ty dành cho khách tham dự như thế nào. Khi khách tham dự bước vào sẽ khá lúng túng khi không biết mình được sắp xếp ngồi ở vị trí nào mà rất e ngại khi phải ngồi hàng đầu. Chính vì thế công ty cần các điều phối viên hướng dẫn cũng như hỗ trợ các khách tham dự nên ngồi ở đâu để đúng chỗ vì mỗi bàn sẽ là các vị trí khác nhau.
Phòng tổ chức hội nghị, sự kiện
Bên cạnh đó các trung tâm tổ chức hội nghị nên có những sảnh phòng ốc có sức chứa lớn để hỗ trợ cho việc nếu một công ty nào đó có sự kiện có số lượng đông khách mời thì họ được ngồi trong không gian lớn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi phải ngồi chen chúc trong một bàn.
Dịch vụ phục vụ món ăn
Để có thể lấy điểm cộng từ khách tham dự thì chúng ta có thể mời họ thưởng thức các dịch vụ ăn uống vào giờ giai lao, tạo cơ hội giao lưu với nhau. Các món ăn cũng phải được chọn lọc kỹ trước khi cho khách tham dự sử dụng, tuỳ vào khung giờ mà nên chọn lựa thức ăn phù hợp tránh ảnh hưởng đến sức khoẻ khách tham dự.
Dịch vụ phục vụ món ăn tại trung tâm tổ chức hội nghị Gala Center
Bên cạnh đó việc giữ vệ sinh là vô cùng quan trọng và cần thiết, đội vệ sinh cũng nên làm nhiệm vụ để giữ cho sảnh phòng sạch sẽ. Việc đảm bảo an toàn và vệ sinh sạch sẽ xuyên suốt buổi sự kiện là điều vô cùng lưu ý để góp phần tạo thành công cho buổi hội nghị, sự kiện.
>>> Xem thêm: Tham khảo các sảnh phòng tổ chức hội nghị tại tại TpHCM
Kết
Một sảnh tổ chức hội nghị không những phải đẹp mà phải đem lại những giá trị về tinh thần cho các khách tham dự và công ty. Từ đó tạo nên một bầu không khí thoải mái và vui vẻ cho một buổi sự kiện quan trọng. Trên đây là những tiêu chí khi chọn địa điểm trung tâm tổ chức hội nghị tại Tp HCM, hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích trong việc nghiên cứu và lựa chọn địa điểm phù hợp. Chúc cho các bạn sẽ có một buổi sự kiện thật thành công nhé !
