Các bước tổ chức chương trình tất niên như ý cho công ty
Chương trình tất niên cuối năm, mỗi công ty dù lớn hay nhỏ vẫn mong muốn tổ chức một buổi tổng kết. Đêm year end party là dịp để toàn thể doanh nghiệp nhìn lại chặng đường suốt một năm, tận hưởng những giây phút cuối cùng và cùng nhau chào đón năm mới. Để giúp bạn thực hiện chương trình một cách thành công, ngay sau đây chúng tôi sẽ đưa ra các bước nền tảng giúp bạn tổ chức sự kiện này.
Chương trình tất niên không đơn giản là thuê một địa điểm tổ chức sự kiện rồi giao phó cho đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện từ A – Z. Để tạo nên một chương trình thành công. Bạn hãy thực hiện những bước nền tảng sau.
1. Đưa ra ý tưởng tổ chức chương trình tất niên cho công ty
Một buổi tiệc tất niên thành công vang dội, công ty cần đưa ra ý tưởng mới mẻ và điều phối chương trình xoay quanh chủ đề đó. Việc tạo ra những concept (chủ đề) chính là cốt lõi để thực hiện nên một chương trình sự kiện thành công. Với sự kiện tất niên cũng vậy, đem đến những hoạt động mới sẽ kích thích sự thích thú cho toàn thể mọi người. Dù vậy, hãy đảm bảo rằng sự kiện vẫn duy trì tinh thần trên nền tảng văn hóa truyền thống của doanh nghiệp.
2. Lập danh sách khách mời tham gia
Tổng hợp số lượng khách mời bạn sẽ biết được quy mô sự kiện của mình. Do đó, sau khi thống nhất được ý tưởng, bạn cần thống kê số lượng người tham dự. Từ người trong công ty đến khách hàng thân thiết, đối tác.
Lập danh sách khách mời tham gia tất niên cuối năm và gửi thư mời
Dựa vào số lượng khách mời bạn sẽ xác định được địa điểm tổ chức sự kiện tất niên có sức chứa đủ thoải mái, không gian phù hợp để triển khai chương trình, đặt bàn tiệc,…. Đồng thời, việc lên danh sách sẽ giúp bạn in ấn thiệp mời và gửi đến khách mời từ sớm, giúp mọi người sắp xếp thời gian tham gia.
Dựa vào danh sách được thiết lập, bạn có thể làm cơ sở để phân chia từng nhóm đối tượng, bố trí và sắp xếp bàn tiệc sao cho hợp lý.
3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tất niên
Nếu công ty của bạn có hội trường đủ rộng thì vẫn chỉ có thể diễn ra buổi tổng kết thông thường. Tuy nhiên, tất niên là một đêm tiệc liên hoan, do đó bạn cần chuẩn bị đặt thực đơn chiêu đãi. Việc tìm kiếm địa điểm để tổ chức chương trình vừa đáp ứng về sảnh tiệc, cơ sở vật chất, trang thiết bị, thức ăn, đồ uống,… là những hạng mục bạn cần phải tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn thuê.
Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn nên chú ý đến các yếu tố về thời tiết, an ninh, tính an toàn, mức độ thuận tiện cho cả người tham gia lẫn ban tổ chức như bãi gửi xe, vị trí địa lý của địa điểm,…
4. Lập kế hoạch, kịch bản cho chương trình văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ và những hoạt động trong chương trình là món ăn tinh thần được mọi người đón chờ trong buổi tiệc. Do đó, chuẩn bị và phân chia các tiết mục sao cho hợp lý trong bản kế hoạch là điều mà ban tổ chức nên tinh tế lồng ghép vào kịch bản của mình. Từ các tiết mục văn nghệ đến cho các trò chơi, khen thưởng, phát biểu,…. được sắp xếp sao cho thật bất ngờ và không tạo nên sự nhàm chán cho khách mời.
5. Thiết lập ngân sách thực hiện tiệc tất niên
Với những sự kiện của công ty hay tập đoàn, trong một năm sẽ thường được cấp một khoản ngân sách nhất định. Do đó, việc khảo sát giá và dự trù kinh phí là điều mà bạn cần thiết lập trước khi thực hiện các công việc cho ngày diễn ra tiệc tất niên.
Những khoản chi phí lớn bạn nên cân nhắc phân chia ngân sách như: thuê địa điểm, thuê nhân sự, thuê chụp hình quay phim, chuẩn bị quà lưu niệm, thuê trang phục diễn văn nghệ, đặt bàn tiệc,…
6. Lên kịch bản chi tiết thực hiện sự kiện
Kịch bản tiệc tất niên cuối năm gồm có 2 kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát là để bao quát hết toàn bộ các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để họ tiện quản lý lịch trình chung; hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp.
Bên cạnh đó kịch bản tiệc tất niên cuối năm cần có kịch bản chi tiết, còn gọi là kịch bản MC tiệc tất niên. Trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Với những bước cơ bản ở trên chúng tôi đã nêu ra, hy vọng rằng các bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích, kinh nghiệm để lựa chọn điểm tổ chức sự kiện phù hợp và đưa lại chương trình thú vị cho toàn thể đồng nghiệp của mình.
