Các sai lầm khiến hội nghị của doanh nghiệp không thành công mỹ mãn

Tổ chức những sự kiện quan trọng tại trung tâm hội nghị là hoạt động thường niên của các công ty và doanh nghiệp. Thông thường đây là dịp để các doanh nghiệp tri ân đến khách hàng và các đối tác kinh doanh. Ngoài ra còn để thu hút khách hàng tiềm năng, quảng bá hình ảnh công ty và sản phẩm, dịch vụ một cạch hiệu quả. Tuy nhiên, để có một sự kiện thành công thì quý vị nên tránh những sai lầm sau đây.

Không thực hiện công tác truyền thông, quảng bá

Những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, hội nghị thì họ sẽ dành phần lớn tâm huyết vào việc lên kế hoạch tổ chức. Từ các khâu lên ý tưởng, lịch trình nội dung sự kiện, nhà tài trợ nhưng lại quên mất bước truyền thông cho sự kiện. Sẽ ra sao nếu bạn có một kế hoạch tổ chức hoàn hảo nhưng đến khi chạy sự kiện thực tế thì lại không có mấy vị khách tham dự. 

Để một hội nghị thành công thì cần có công tác truyền thông quảng bá tốt

Với một sự kiện có mục đích tương tác và kết nối quan hệ giữa người với người thì số lượng khách tham dự sẽ là thước đo độ thành công của buổi hội nghị này. Vì vậy, ngoài việc chú trọng vào một nội dung hoàn hảo thì ta cần có hoạt động truyền thông hiệu quả. Thông qua các nền tảng truyền thông đa phương tiện sẽ giúp sự kiện của công ty tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hiệu quả nhất.

>>> Dịch vụ tổ chức hội nghị với phương pháp truyền thông hiệu quả

Nội dung hội nghị không hướng đến người tham dự

Một trong những sai lầm khác mà doanh nghiệp dễ xa đà, lan man là nội dung không hướng trọng tâm đến khách hàng. Khiến người tham dự cảm thấy buổi hội nghị này nhàm chán và không mang lại lợi ích gì cho họ. Nhằm tránh sai lầm này thì người tổ chức cần hiểu về mục tiêu đối tượng tham dự. Từ đó, sắp xếp thời gian, chọn trung tâm hội nghị có vị trí phù hợp với số đông. Chỉ khi có thể sắp xếp được lịch trình phù hợp mới có thể thu hút người tham dự.

Chuẩn bị một kịch bản liên quan đến mục tiêu tổ chức

Để tạo nên một nội dung hội nghị gần gũi, dễ dàng thuyết phục khách hàng thì bạn cần có cách lồng ghép nội dung cùng những ý tưởng, hoạt động mới mẻ. Tạo cảm giác thoải mái, vui vẻ với khách từ khâu chào đón cho đến lúc bước chân ra về. Và thay vì cố gắng đẩy mạnh doanh thu mà bỏ quên trải nghiệm của người dùng.

Thiếu sót trong khâu chuẩn bị thiết bị hỗ trợ

Việc thiếu sót trong khâu chuẩn bị này đến từ việc thiếu chuyên nghiệp trong những yêu cầu với địa điểm tổ chức về thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng. Dẫn đến việc có sự thiếu sót về thiết bị hạ tầng, sân khấu không đạt chuẩn an toàn,… Nhằm khắc phục sai lầm này, bên cạnh lên kế hoạch cho nội dung hội nghị thì cũng nên có sự nghiên cứu về các thiết bị kỹ thuật cần thiết. Sau đó lên danh sách những thiết bị đó để gửi đến bên tổ chức sự kiện. Việc này giúp bạn hạn chế rủi ro và tiến hành một hội nghị thành công.

Chi tiêu vượt mức ngân sách 

Lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho từng khâu chuẩn bị trung tâm hội nghị

Tùy vào mục đích và quy mô của hội nghị thì doanh nghiệp cần phải chi một số tiền nhất định. Đôi khi có những ý tưởng, nội dung trong chương trình cần phải chi tiêu nhiều hơn mức ngân sách đề ra. Nhằm đảm bảo tránh được sai lầm này thì bạn hãy lập một kế hoạch phân bổ ngân sách phù hợp và dự trù kinh phí cho những trường hợp phát sinh. Ngoài ra, hãy hỏi thêm phía nhà hàng có những gói ưu đãi đặc biệt nào có thể tiết kiệm được ngân sách.

>>> Lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói nhằm tiết kiệm chi phí hiểu quả của Riverside Palace.

Bài viết này đã nêu những sai lầm ảnh hưởng đến sự thành công của một hội nghị. Hi vọng những chia sẻ trên đã giúp cho doanh nghiệp có một kế hoạch chuẩn bị và lựa chọn được trung tâm hội nghị chuyên nghiệp và uy tín nhất. Chúc cho buổi hội nghị của quý vị sẽ được diễn ra thành công và hoàn hảo.