Ghi nhớ những lưu ý sau đây khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Một sự kiện muốn thành công phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Và địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý. Hãy cùng xem bài viết dưới đây để biết về những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện nhé.
Yêu cầu của sự kiện sẽ quyết định địa điểm tổ chức
Mỗi loại sự kiện sẽ có những đòi hỏi yêu cầu khác nhau mà khi đáp ứng được đầy đủ sẽ mang lại thành công đối với sự kiện. Nên khi chọn địa điểm bạn hãy khảo sát tất cả mọi thứ liên quan đến sự kiện để xem nơi tổ chức có đáp ứng được hết các yêu cầu của sự kiện hay không, như bạn hãy xem sảnh, thiết kế, trang thiết bị, … có phù hợp với sự kiện không.
Ngoài ra hãy xem diện tích phòng có đủ rộng không. Có thể chứa đủ số lượng khách tham dự mà vẫn còn rộng rãi, thoải mái để đi lại. Cũng như đủ chỗ để setup bàn ghế, đồ trang trí, và những món đồ sử dụng trong sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo không gian phù hợp
Hãy chọn kích thước phòng vừa đủ để tránh dẫn đến việc không gian dư quá nhiều làm loãng đi không khí chương trình của bạn.
>>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp Riverside Palace
Vị trí địa điểm có phù hợp với mọi người
Điều thứ 2 bạn cần quan tâm đó chính là vị trí của địa điểm tổ chức. Đừng chọn những địa điểm quá xa trung tâm thành phố vì thứ nhất việc tìm kiếm địa chỉ sẽ rất khó khăn với những vị khách, thứ hai là vấn đề về giao thông cũng sẽ khá bất tiện.
Không chỉ vậy thông thường những địa điểm ở trung tâm sẽ có lối thiết kế sang trọng hơn, bắt mắt hơn cũng như chất lượng tốt hơn và cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nếu sự kiện của bạn là một buổi hội nghị hoặc sự kiện mang tính chất trang trọng.
Nhớ xem dự báo thời tiết
Đây là yếu tố quyết định đến việc bạn nên tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Nếu bạn có mong muốn tổ chức một bữa tiệc ngoài trời hãy xem dự báo thời tiết trước 1 tuần và xem dự báo trong tuần đó để đảm bảo rằng trời sẽ không mưa hay xảy ra gì đó làm ảnh hưởng đến bữa tiệc.
Hãy tránh tổ chức bữa tiệc ngoài trời vào những tháng mùa mưa vì thời điểm này mưa có thể đến bất chợt khiến bạn không thể kiểm soát đấy. hãy thử một địa điểm trong phòng hoặc trên sân thương có mái che nhưng được thiết kế gần gũi thiên nhiên, Nó cũng sẽ rất tuyệt cho bạn đấy.
Không gian thiết kế như ngoài trời ở Riverside
Dù thời tiết là yếu tố bất ngờ nhưng bạn vẫn phải kiểm tra để giảm bớt rủi ro khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Hãy chắc là bạn đã thử các dịch vụ tại đây
Các thiết bị hỗ trợ cũng là những yếu tố quyết định việc bạn có nên chọn địa điểm. Hãy yêu cầu được thử các dịch vụ ở đây xem có đáp ứng được các yêu cầu của sự kiện hay không từ ánh sáng, âm thanh, sân khấu, thiết bị trình chiếu, bàn ghế,… và những tiện ích đi kèm nơi đây. Nếu đối với những loại sự kiện dài như hội nghị bạn hãy chọn những địa điểm có phục vụ những bữa tiệc nhẹ để giải lao. Lúc này bạn cũng cần phải kiểm tra những gì liên quan đến bữa tiệc nhẹ này như trang trí, thức ăn, thái độ phục vụ của nơi đó,… để đảm bảo mọi thứ tốt nhất.
Ngoài ra các trung tâm sự kiện hiện nay luôn phát hành các dịch vụ trọn gói cho các sự kiện khác nhau, điều này sẽ tiện lợi và gọn gàng hơn cho bạn.
Và một lưu ý nhỏ nữa là hãy có một buổi tổng duyệt lại tất cả mọi thứ trước ngày diễn ra sự kiện để chắc chắn rằng mọi thứ đã ổn hết và cũng có thể giảm bớt các sự cố trong sự kiện.
Tối ưu chi phí khi chọn địa điểm
Muốn lựa được một địa điểm có chi phí vừa ổn mà các dịch vụ cũng vừa tốt thì không có cách nào ngoài việc bạn phải chịu khó khảo sát và so sánh ở nhiều địa điểm khác nhau. Đây là điều tất yếu với những người làm sự kiện. Vì vậy đừng do dự trong việc khảo sát nhiều nơi khác nhau. Đến cuối cùng có thể bạn sẽ tối ưu được rất nhiều chi phí cho địa điểm này đấy.
Chọn địa điểm tối ưu nhất
Nếu bạn phải tổ chức những sự kiện quan trọng như hội nghị hay hội thảo thì hãy lựa chọn những địa điểm có quy mô lớn và có nhiều kinh nghiệm để được tư vấn rõ ràng hơn cũng như thương lượng giá cả phù hợp nhất với kinh phí cũng như sự kiện của bạn.
Vấn đề giữ xe và giao thông
Cuối cùng hãy xem bãi đổ xe ở sự kiện có đủ chỗ, có rộng rãi cho việc chứa các chiếc xe máy, xe hơi hay không. Với những sự kiện có số lượng khách khá đông nên chọn những địa điểm có khoảng sân lớn để lúc ra về cùng 1 lúc không bị ùn tắc, kẹt xe phía dưới lòng đường làm ảnh hưởng đến những người xung quanh cũng như có thể khiến các vị khách khó chịu.
Phía trên là các lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn thêm các thông tin hữu ích để bạn có thể chọn cho mình một địa điểm phù hợp nhất với sự kiện sắp tới của bạn.
