Kinh nghiệm tối ưu chi phí khi tổ chức sự kiện
Khi tổ chức bất cứ sự kiện nào, chi phí luôn là vấn đề quan trọng cần phải lo lắng của các đơn vị tổ chức. Đặc biệt đối với tình hình kinh tế không được khả quan trong bối cảnh dịch bệnh, thì chi phí của các sự kiện lại càng được chú ý hơn nữa. Cho dù là sự kiện diễn ra ở bất cứ địa điểm tổ chức sự kiện nào, quy mô ra sao thì vẫn có những cách nhất định để ban tổ chức tối ưu chi phí. Qua bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cùng bạn vấn đề này.
1. Xác định ngân sách của sự kiện
Không có sự kiện hay chương trình nào có thể thành công nếu không có sự chuẩn bị. Xác định và chuẩn bị ngân sách chính là những bước đầu tiên để tiến hành một sự kiện thành công. Hãy đề cập về ngân sách với cấp trên để tìm hiểu ngân sách mà công ty bạn đưa ra cho sự kiện là bao nhiêu. Sau đó, bạn có thể xác định và phân chia kinh phí đồng đều cho các việc như thuê địa điểm tổ chức sự kiện, ăn uống, trang trí, các tiết mục giải trí và quà tặng. Đồng thời, dành ra một khoản cho các chi phí phát sinh.
Xác định và chuẩn bị ngân sách chính là những bước đầu tiên để tiến hành một sự kiện thành công
2. Tìm kiếm nhà tài trợ
Muốn đi nhanh thì đi một mình, nhưng muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau, trong trường hợp này thì các nhà tài trợ chính là đồng đội để hỗ trợ cho sự kiện của bạn tiến xa và thành công rực rỡ. Bạn sẽ có thêm kinh phí để mang sự kiện của mình trở nên như ý muốn còn nhà tài trợ sẽ có thể quảng bá cho tên tuổi của mình. Đây chính là một mối quan hệ rất có giá trị giữa hai bên và là một cách để bạn tối ưu chi phí.
Tìm kiếm nhà tài trợ
3. Nghiên cứu và so sánh nhiều địa điểm
Để có được giá cả tốt nhất, bạn nên dành thời gian để xem xét và tham khảo nhiều bên cho thuê địa điểm. Từ đó, bạn có thể lập ra danh sách và so sánh để tìm ra địa điểm đưa ra giá cả cạnh tranh nhất.
Nghiên cứu và so sánh nhiều địa điểm
4. Chi phí ăn uống
Nếu sự kiện của bạn có phục vụ thức ăn thì một gợi ý cho bạn là chọn hình thức tiệc tự phục vụ buffet thay vì phục vụ tại bàn truyền thống. Điều này sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí tối đa do lượng thức ăn được lấy tùy theo khách mời, không gây ra nhiều lãng phí. Bên cạnh đó, thức uống trong sự kiện có thể đa dạng, tuy nhiên hạn chế sử dụng các loại thức uống đắt tiền như rượu ngoại nhập, cocktail,..
Chọn hình thức tiệc tự phục vụ buffet thay vì phục vụ tại bàn truyền thống sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí tối đa
5. Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Các địa điểm cho thuê để tổ chức sự kiện như nhà hàng hay trung tâm hội nghị thường có sẵn hệ thống âm thanh ánh sáng. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng các hệ thống lắp đặt có sẵn này để cắt giảm chi phí vận chuyển hay thuê từ bên ngoài.
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng các hệ thống lắp đặt có sẵn
Gợi ý những nơi tổ chức sự kiện đặc sắc
Trung tâm hội nghị Riverside Palace
Địa chỉ: 360D Bến Vân Đồn, Quận 4, TP. HCM
Với sức chứa cùng lúc tại các sảnh lên đến 5.000 khách cùng diện tích 6.000m2, Riverside Palace là một trong những nhà hàng có diện tích hàng đầu ở TP. HCM. Lối kiến trúc mang hơi thở Châu Âu được thiết kế một cách tinh tế giúp khách mời choáng ngợp ngay từ khi bước vào.
Trung tâm hội nghị Riverside Palace
Khách sạn Equatorial Hotel
Địa chỉ: Địa Chỉ: 242 Trần Bình Trọng, Quận 5, TPHCM
Tọa lạc tại giao điểm của bốn quận trọng điểm của thành phố, nơi đây là địa điểm rất thuận lợi để tổ chức các sự kiện, lễ tri ân, buổi họp mặt,.. Sảnh tiệc của nhà hàng có thể chứa lên đến 1500 khách mời, thích hợp cho các sự kiện lớn của các công ty.
Khách sạn Equatorial Hotel
Sofitel Saigon Plaza
Địa Chỉ: 17 Lê Duẩn Quận 1 TPHCM
Khách sạn này nằm trên đại lộ Lê Duẩn, nằm trong khu vực trung tâm hành chính. Bên cạnh đó, địa điểm này còn rất gần các khu mua sắm, trung tâm thương mại. Vì vậy, nơi đây là địa điểm thích hợp để tổ chức các sự kiện lớn, mang tiêu chuẩn quốc tế.
Sofitel Saigon Plaza
Nhà hàng Diamond Place
Địa chỉ: 15A Hồ Văn Huê, P. 9, Q. Phú Nhuận
Sở hữu các hình thức sảnh đa dạng phù hợp cho các loại hình sự kiện khác nhau như sảnh lớp học, sảnh chữ U, sảnh rạp hát,..nhà hàng là địa điểm tổ chức sự kiện uy tín mà rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Lối kiến trúc tinh tế cùng sự chuyên nghiệp trong phong cách phục vụ là những điểm sáng của nhà hàng.
Nhà hàng Diamond Place
Tiết kiệm chi phí khi tổ chức một sự kiện không hề là một thử thách lớn nếu bạn đầu tư thời gian để tìm hiểu, khảo sát và tính toán cho phù hợp. Cho dù là tổ chức sự kiện với quy mô nhỏ đến lớn, địa điểm tổ chức sự kiện đẳng cấp hay tối giản thì chỉ cần làm tốt những điều trên, bạn đều có thể tổ chức một sự kiện thành công rực rỡ.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm sự kiện
