Làm sao để dự trù kinh phí tiệc cưới ngoài trời mà không phát sinh chi phí?

Tổ chức một tiệc cưới ngoài trời là ước mơ của nhiều cặp đôi vì không gian thoáng đãng và lãng mạn. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí để không phát sinh thêm là một thách thức không nhỏ. Dưới đây là những bước cần thiết và kinh nghiệm để bạn có thể dự trù kinh phí lễ cưới ngoài trời một cách hiệu quả mà không lo lắng về những chi phí phát sinh.

Xác định ngân sách tổng thể

Trước tiên, bạn cần xác định ngân sách tổng thể cho tiệc cưới. Hãy thảo luận cùng gia đình và đối tác để đưa ra con số cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về số tiền có thể chi tiêu và là cơ sở để lập kế hoạch chi tiết cho các hạng mục sau.

Lên kế hoạch từ sớm và làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ

Lên danh sách khách mời

Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều chi phí như địa điểm, thức ăn, đồ uống và dịch vụ. Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả những người bạn muốn mời, sau đó tinh chỉnh lại danh sách này sao cho phù hợp với ngân sách. Một danh sách khách mời hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn các chi phí khác.

Chọn địa điểm tiệc cưới ngoài trời phù hợp

Địa điểm tổ chức tiệc cưới ở ngoài trời rất đa dạng, từ bãi biển, công viên, khu vườn đến khu resort. Mỗi địa điểm sẽ có chi phí thuê khác nhau. Hãy tham khảo nhiều địa điểm, so sánh giá cả và dịch vụ đi kèm để chọn ra nơi phù hợp nhất. Đừng quên hỏi rõ về các khoản phí dịch vụ và phụ thu để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Đám cưới trong khu vườn đang trở thành xu hướng được nhiều cặp đôi lựa chọn

Chọn dịch vụ đi kèm hợp lý

Để lưu giữ những khoảnh khắc đẹp trong ngày cưới, việc thuê dịch vụ chụp ảnh và quay phim là điều cần thiết. Bạn nên tham khảo các gói dịch vụ khác nhau, xem xét các mẫu ảnh và video của các nhiếp ảnh gia, nhà quay phim trước khi quyết định. Đảm bảo rằng bạn chọn được dịch vụ có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Đừng ngần ngại thương lượng để có thêm ưu đãi.

>>> Xem thêm: Những lưu ý vàng khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Đơn giản hóa trang trí và hoa cưới

Trang trí không gian tiệc cưới cần được đầu tư kỹ lưỡng để tạo nên không gian lãng mạn và ấm cúng. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách tự trang trí hoặc thuê dịch vụ trang trí đơn giản. Dưới đây là những ý tưởng bạn có thể đơn giản hóa trang trí:

Cổng hoa: Sử dụng các loại hoa tươi theo mùa, kết hợp với lá cây, vải voan để tạo nên cổng hoa ấn tượng.
Bàn tiệc: Sử dụng khăn trải bàn màu sắc tươi sáng, kết hợp với nến, hoa tươi và các vật dụng trang trí nhỏ xinh.

Trang trí tiệc cưới ngoài trời bằng hoa tươi theo mùa, kết hợp với lá cây, vải voan

Khu vực chụp ảnh: Tạo góc chụp ảnh độc đáo với backdrop tự nhiên hoặc sử dụng các khung ảnh, bảng chữ.
Đèn trang trí: Sử dụng đèn lồng, đèn dây, đèn nhấp nháy để tạo không gian lung linh về đêm.
Tận dụng đồ vật sẵn có: Sử dụng các vật dụng trang trí có sẵn như lọ hoa, khung ảnh, sách cũ để tạo điểm nhấn.
Thuê đồ trang trí: Nếu không có nhiều thời gian, bạn có thể thuê các đồ trang trí như bàn ghế, thảm trải sàn.
DIY: Tự làm các đồ trang trí như bảng chỉ dẫn, hộp đựng thiệp chúc mừng.

Dự trù chi phí phát sinh

Trong bất kỳ sự kiện nào, chi phí phát sinh luôn là một yếu tố cần được lưu ý. Hãy dự trù một khoản chi phí khoảng 10-15% tổng ngân sách để phòng trường hợp có những chi phí ngoài dự kiến.Điều này sẽ giúp bạn không bị áp lực về tài chính trong quá trình tổ chức tiệc cưới. Một số yếu tố sẽ phát sinh nếu tổ chức tiệc ngoài trời:

Thời tiết: Nếu thời tiết xấu, bạn có thể phải thuê thêm lều bạt, máy sưởi hoặc quạt làm mát.
Vận chuyển: Chi phí vận chuyển đồ trang trí, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thực phẩm… có thể phát sinh thêm.
Sự cố kỹ thuật: Thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… có thể gặp sự cố và cần sửa chữa hoặc thay thế.
Thực phẩm: Số lượng khách mời có thể tăng lên so với dự kiến, dẫn đến việc phải mua thêm thực phẩm.

Kết luận

Dự trù kinh phí tiệc cưới bên ngoài trời mà không phát sinh chi phí đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Bằng cách xác định rõ ràng từng hạng mục và dự trù chi phí một cách hợp lý, bạn sẽ có thể tổ chức một buổi tiệc cưới ngoài trời hoàn hảo, đáng nhớ mà không vượt quá ngân sách.