Mách bạn 5 lưu ý để chọn trung tâm hội nghị phù hợp
Khi tổ chức bất kỳ hội nghị nào, tuỳ theo loại hình, tính chất, và mức độ của từng loại mà bạn phải thực hiện nhiều quyết định khác nhau. Một trong số đó là lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Để các bạn có thể dễ dàng lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp với sự kiện, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn những yếu tố cần lưu ý qua bài viết sau đây:
1. Kinh phí tổ chức hội nghị
Yếu tố ngân sách phải luôn nằm trong top cân nhắc của bạn. Bạn đang ở vị thế của một khách hàng, vì vậy hãy liên tục so giá của những nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để nhận được mức giá “hời” nhất cho mình. Chi phí để thuê những địa điểm đó có thể dao động, tuỳ thuộc vào thời gian trong ngày và mùa cao điểm hay thấp điểm trong năm. Vì vậy, bạn có thể chủ động liên hệ với những nhà cung cấp tổ chức hội nghị để trao đổi và tinh chỉnh sự kiện của mình để tiết kiệm được nhiều chi phí nhất.
Để tối ưu hoá kinh phí, có một mẹo khác là bạn có thể thương thảo bên cung cấp dịch vụ để bạn nhận được mức giá thuê ưu đãi nhưng đổi lại là bạn ký hợp đồng sử dụng dịch vụ của bên cung cấp trong một khoảng thời gian nào đó.
Địa điểm tổ chức hội nghị phải nằm trong kinh phí cho phép
2. Địa điểm hội nghị diễn ra
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ là một sự thu hút rất lớn đối với người tham gia. Bạn nên tự hỏi bản thân mình liệu địa điểm tổ chức hội nghị đó có gây khó khăn cho đại đa số những người tham gia không?
Như ở Việt Nam với tình hình giao thông còn nhiều hạn chế, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị của bạn phải tính đến nơi đó có bị tình trạng kẹt xe thường xuyên không, đường có rộng rãi, thông thoáng không, có đủ không gian đậu xe cho những vị khách của bạn không.
Ngoài ra, nếu hội nghị của bạn diễn ra nhiều ngày thì bạn cũng cần lưu tâm đến việc trung tâm tổ chức hội nghị của bạn có gần các cơ sở lưu trú, nhà hàng, khách sạn hay không?
Địa điểm diễn ra hội nghị nên tạo sự thuận tiện cho người tham gia
3. Sức chứa và số lượng khách mời
Tiếp theo, bạn cần xác định và dự trù số lượng người tham dự của bạn. Bạn sẽ không muốn xảy ra tình trạng khách mời thì đông mà sức chứa của địa điểm tổ chức thì hạn chế, dẫn đến tình trạng những người tham dự sẽ không có đủ chỗ để ngồi và thậm chí phải đứng để tham dự hội nghị.
Số lượng khách mời cũng giúp bạn lựa chọn không gian tổ chức phù hợp. Một buổi hội nghị mà người tham gia phải ghi chép và sử dụng laptop thì sẽ không phù hợp với những không gian mà không có bàn để cho người tham dự sử dụng. Hoặc là bạn chọn một địa điểm có sức chứa quá lớn so với số người tham dự, làm cho buổi hội nghị bị dư thừa không gian, mất đi sự long trọng.
Đối với những hội nghị cần sự trang trọng, chỉnh chu thì nên lựa chọn những trung tâm uy tín có sức chứa lớn để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công, tốt đẹp. Chẳng hạn, ở thành phố HCM có trung tâm hội nghị – tiệc cưới Riverside Palace với nhiều kinh nghiệm và có khả năng cung cấp nhiều concept đa dạng chắc chắn sẽ giúp buổi hội nghị của bạn diễn ra đầy triển vọng.
Hãy lựa chọn địa điểm bố trí ghế ngồi phù hợp
4. Trang thiết bị của trung tâm hội nghị
Bạn nên chọn những địa điểm có thể đáp ứng đầy đủ những thiết bị mà bạn cần. Bạn sẽ không muốn phải chạy ngược chạy xuôi, mượn đầu nay, thuê đầu kia để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu cho buổi hội nghị.
Bạn có thể đề cập với đơn vị tổ chức những nhu cầu của mình để biết được là họ có thể cung cấp cho bạn không, chẳng hạn: máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, … Hơn nữa, bạn cần quan sát cách bố trí màn hình, chỗ ngồi của địa điểm tổ chức có phù hợp với dự định của bạn chưa, nếu chưa bạn có thể nhờ đội ngũ bên trung tâm bố trí cho phù hợp.
Trang thiết bị và công nghệ rất hữu ích cho hội nghị của bạn
5. Đội ngũ nhân viên
Là người phụ trách buổi hội nghị, bạn sẽ có rất nhiều thứ phải quan tâm vào ngày diễn ra sự kiện. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng đội ngũ nhân viên và an ninh sẽ luôn có mặt để giúp bạn giải quyết những vấn đề phát sinh.
Bạn cũng nên cân nhắc có cần nhân viên hỗ trợ công nghệ từ trung tâm để giúp bạn điều chỉnh hệ thống máy chiếu, âm thanh, ánh sáng,… và để bạn không phải chạy khắp nơi để hỏi wifi của trung tâm phục vụ cho buổi thuyết trình của hội nghị.
Hy vọng những tiêu chí ở trên sẽ giúp bạn lựa chọn được một trung tâm hội nghị hoàn hảo cho sự kiện của bạn.
