Những lưu ý để tạo khu vực đăng ký an toàn cho sự kiện

Khi dịch bệnh Covid-19 gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến các sự kiện thì việc đảm bảo an toàn tại những nơi tụ tập đông người ngày càng được thắt chặt. Không còn như trước đây, khi khu vực đăng ký cho khách mời chỉ cần một đến hai nhân sự thì giờ đây cần có nhiều công việc phải thực hiện hơn. Trong bài viết sau đây, địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có những lưu ý để giúp bạn có một sự kiện an toàn.

1. Đăng ký online

Để tránh việc tắc nghẽn khi thực hiện đăng ký tham gia sự kiện tại khu vực check-in. Ban tổ chức sự kiện nên yêu cầu khách mời của mình thực hiện đăng ký online qua link sự kiện được tham dự. Điều này cũng giúp giảm bớt việc phải chuẩn bị nhiều bàn và nhân sự trong việc đăng ký. Bên cạnh đó, thay vì tặng bút và sổ như những sự kiện trước đây, bạn nên tặng khách mời khẩu trang hoặc nước rửa tay khô. Những món quà ấy sẽ thiết thực và ý nghĩa hơn rất nhiều trong tình hình dịch bệnh.

2. Khai báo y tế

Bạn nên yêu cầu và thông báo cho những vị khách đến tham dự sự kiện nên khai báo y tế để đảm bảo rằng họ không có tiếp xúc với nguồn bệnh hoặc không trở về từ những vùng dịch. Điều này sẽ giúp những khách mời khác cảm thấy yên tâm hơn vì được đảm bảo an toàn.

3. Đo thân nhiệt

Để phòng ngừa sự lây lan của dịch bệnh, việc đo thân nhiệt được xem là một hình thức được sử dụng rộng rãi và giúp phát hiện những người gặp vấn đề về sức khoẻ một cách nhanh chóng. Nhiều sự kiện tại nước ngoài hiện nay còn đề nghị xuất trình giấy chứng nhận âm tính Covid-19, tuy nhiên ở Việt Nam hiện nay khi số người mắc Covid không nhiều để thực hiện điều đó. 

Cần chuẩn bị sẵn máy đo thân nhiệt và bố trí nhân sự để thực hiện công việc đó. Đồng thời nên có đội ngũ chuyên gia có thể khám và xét nghiệm tại chỗ để đảm bảo rằng sẽ không có gì đáng tiếc xảy ra

4. Giữ khoảng cách an toàn

Tại Việt Nam, khoảng cách an toàn được khuyến nghị là 2 mét để tránh tiếp xúc gần và giảm nguy cơ lây bệnh. Tại khu vực check-in cần có sẵn những vạch để khách mời có thể đứng đúng vị trí giữ khoảng cách an toàn. Ngoài ra, khu vực check-in cần bố trí sẵn nước rửa tay khô cho khách mời.

5. Công nghệ đăng ký tự động

Đối với nhiều sự kiện ngày nay đã áp dụng những phương pháp đăng ký ứng dụng công nghệ như quét mã QR Code, nhận diện khuôn mặt. Việc check-in tự động còn được tích hợp với đo thân nhiệt một cách thuận tiện để không mất nhiều thời gian cho những thao tác khác nhau. 

6. Lưu thông tin của khách mời

Việc lưu lại thông tin của khách mời sau sự kiện sẽ hỗ trợ cho công tác truy vết nếu có một ai đó phát hiện dương tính với Covid-19. Điều này sẽ giúp ích cho công tác kiểm dịch được dễ dàng và thuận lợi. Không chỉ giúp ích cho những khách mời của bạn nhanh chóng được liên hệ để được giúp đỡ y tế mà còn giúp ích cho công tác phòng ngừa dịch bệnh được nhanh chóng và kịp thời.

7. Phân bổ thời gian phù hợp

Đối với những sự kiện có số lượng khách mời lớn, cần phân bổ thời gian hợp lý để không ảnh hưởng đến chương trình. Việc này không dễ dàng, vì vậy bạn cần thông báo cho khách mời đến sớm trong thư mời để tránh tình trạng quá tải tại khu vực check-in trước khi sự kiện bắt đầu.

8. Sử dụng khu vực đăng ký lớn hơn

Khu vực đăng ký là nơi khách mời gặp nhau và trò chuyện trước khi bắt đầu sự kiện. Vì vậy, để thực hiện việc giãn cách một cách hiệu quả, bạn cần không gian sảnh chờ lớn hơn. Bên cạnh đó cần đội ngũ lễ tân thường xuyên nhắc nhở để khách mời không tụ tập quá đông tại một điểm. Khi thực hiện điều này, lễ tân nên khéo léo để không tạo gây ra những ảnh hưởng và khó chịu cho khách mời.

>>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace

Tổng kết

Tình hình tại Việt Nam hiện nay đã ổn định và được kiểm soát so với các nước trên thế giới. Tuy nhiên không nên chủ quan và lơ là đối với những sự kiện đông người vì mầm bệnh có thể lây lan không kiểm soát. Mong rằng, qua những gợi ý trên từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside, bạn có thể áp dụng những lưu ý này để đảm bảo một sự kiện thành công và an toàn.