Riverside Palace gợi ý cách tạo danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một chuỗi các khâu được kết hợp với nhau nhằm tạo nên một chương trình hoàn chỉnh. Số lượng công việc cần thực hiện rất nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra. Vì vậy, để hạn chế những điều đó, chúng ta cần lập một checklist để theo dõi, bám sát tiến độ của các hạng mục công việc cần chuẩn bị. Trong bài viết sau đây, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace xin giới thiệu mẫu gợi ý checklist để chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất.

Là một ngành khá mới xuất hiện tại Việt Nam, do vậy sẽ không có những quy chuẩn nhất định cho các chương trình sự kiện. Mẫu danh sách được tạo nên từ kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện gồm những danh mục công việc quan trọng. Điều này không chỉ giúp người tổ chức mà cả những người cộng sự cũng có thể nắm rõ chương trình và thực hiện đúng.

1. Tạo danh sách hạng mục công việc trực tuyến

Khi tạo một danh sách kiểm tra cho tất cả các hạng mục công việc của mình, hãy tạo chúng trong Microsoft Excel hoặc Google Documents hoặc một ứng dụng trực tuyến nào khác. Khi ấy bạn có thể làm việc với các cộng sự của mình một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, cần lên timeline cho các hạng mục công việc để dễ dàng theo dõi các công việc có được thực hiện theo đúng lịch trình hay chưa.

Tạo danh sách các hạng mục công việc cần làm để theo dõi tiến độ công việc

2. Các yếu tố chính trong tổ chức sự kiện

Tiếp theo, người tổ chức sự kiện cần xác định những yếu tố chính của một sự kiện:

Thời gian: Sự kiện sẽ diễn ra vào lúc nào
Địa điểm: Vị trí địa điểm tổ chức sự kiện. Trong đó cần khảo sát địa điểm để xem xét về quy mô, sức chứa, cơ sở vật chất và ký hợp đồng.
Mục tiêu sự kiện: Lý do để tổ chức sự kiện
Khách mời: Bạn cần lên danh sách cụ thể những khách mời tham dự để chuẩn bị quà tặng, thức ăn, nước uống,…

3. Xây dựng ngân sách tổ chức sự kiện

Để xây dựng một ngân sách tổ chức chức sự kiện một cách rõ ràng và khoa học, bạn nên sử dụng Microsoft Excel để khiến mọi thứ trở nên đơn giản hơn. Với những danh mục lớn như ăn uống, trang trí, thuê địa điểm, quà tặng,… Trong đó bạn cần thực hiện những công việc nhỏ hơn như:

Tham khảo chi phí từ các nhà cung cấp dịch vụ
Liên hệ với nhà cung cấp để được báo giá
Thương lượng để giảm chi phí
Thanh toán tiền

Xây dựng và quản lý ngân sách hợp lý để tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện

4. Kiểm tra các mục cơ bản trong tổ chức sự kiện

Đây là phần quan trọng trong tổ chức sự kiện vì nó bao gồm các hạng mục trọng tâm mà người tổ chức sự kiện cần xây dựng

Chương trình sự kiện

Chương trình là phần quan trọng để thu hút khách mời, vì vậy mỗi tiết mục cần được chuẩn bị và lên kế hoạch cụ thể. Trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện, mục chương trình cần có những nội dung sau:

Kế hoạch chương chương trình
Thời lượng chương trình
Thuê các dịch vụ tổ chức biểu diễn nghệ thuật hoặc nghệ sĩ

Bố trí không gian

Việc sắp xếp không gian tại địa điểm để tổ chức sự kiện cũng cần được lên kế hoạch trước để tận dụng không gian một cách tốt nhất. Bạn có thể sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi cho khách mời sao cho có thể dễ dàng theo dõi trên sân khấu và không bị che khuất tầm nhìn.

Xây dựng chủ đề

Việc chọn chủ đề sự kiện sẽ thể hiện thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải. Ví dụ, đó là sự kiện kỷ niệm 50 năm thành lập công ty, bạn có thể gắn con số ấy vào chủ đề để khách mời có thể nhận biết và ghi nhớ dễ dàng.

Đồ ăn và nước uống

Thực đơn món ăn phong phú tại địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace

Đồ ăn và nước uống cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong một sự kiện. Điều này thể hiện sự chu đáo của đơn vị tổ chức sự kiện dành cho khách mời. Hiện nay, tại các trung tâm tổ chức sự kiện luôn có sẵn những thực đơn thức ăn và nước uống cho khách mời khi tổ chức sự kiện. Vì vậy bạn chỉ cần làm những công việc sau:

Liên hệ với địa điểm cho thuê
Xác định hình thức ăn uống (bàn tròn, buffet, teabreak)
Lên thực đơn món ăn

Hy vọng với những thông tin trên mà địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace cung cấp, bạn có thể tổ chức sự kiện thành công. Ngoài ra, sau khi sự kiện được diễn ra, bạn nên dành thời gian để tổng kết và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau. Chúc bạn thành công và đạt được kết quả như mong muốn

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện