Tiêu chuẩn lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị ngay tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Hội nghị được biết đến là nơi cho các doanh nghiệp đến tham dự và giao lưu, hợp tác kinh doanh. Đây cũng được xem là hình thức tìm chọn đối tác kinh doanh phù hợp, cùng chung mục đích để hợp tác và cùng phát triển. Do đó, hội nghị có tầm quan trọng vô cùng lớn, nó giúp doanh nghiệp tìm được bạn đồng hành phù hợp. Hiện nay các Trung tâm tổ chức hội nghị tại Thành Phố Hồ Chí Minh ngày càng nhiều hơn. Vì thế việc lựa chọn một Trung tâm hội nghị phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro và kiểm soát được tình hình buổi hội nghị. Để làm được điều này, sau đây là những tiêu chuẩn gợi ý để các doanh nghiệp dễ dàng chọn được nơi tổ chức hội nghị phù hợp.
Vị trí tổ chức hội nghị
Các doanh nghiệp phải xem xét hầu hết khách mời đến tham dự chủ yếu tập trung tại khu vực nào, sau đó bắt đầu liệt kê những trung tâm tổ chức hội nghị tại Thành phố Hồ Chí Minh đó và tiến hành chọn lọc theo các tiêu chí phía sau. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến số lượng người đến tham gia hội nghị. Thường thì một nơi tổ chức hội thảo, hội nghị hợp lý thường gần trung tâm của thành phố như quận 1, quận 3, quận 10,… đây chủ yếu là những quận thuận lợi và dễ dàng di chuyển đến tham dự.
Lựa chọn sảnh
Trước tiên doanh nghiệp cần phải xác định loại hình tổ chức và ước lượng, dự đoán được số lượng khách đến tham dự để chọn ra được sảnh đúng với mục đích. Tại sao lại cần xác định 2 yếu tố trên, bởi vì các sảnh tại trung tâm tổ chức hội nghị Thành phố Hồ Chí Minh được thiết kế và xây dựng với nhiều mục đích khác nhau. Chính vì điều này doanh nghiệp cần nắm rõ loại hình tổ chức mà doanh nghiệp muốn thực hiện để lựa chọn được sảnh có thiết kế phù hợp. Hiện nay thì có 3 loại hình hội nghị phổ biến như: Hội nghị khách hàng, hội nghị ra mắt sản phẩm mới, hội nghị bán hàng. Ngoài ra, tại các trung tâm hội nghị tiệc cưới thì quy mô sảnh sẽ được tính giá thuê khác nhau do đó nhằm tiết kiệm chi phí thuê doanh nghiệp xác định chuẩn hai yếu tố nói trên.
Hội nghị khách hàng
Hội nghị ra mắt sản phẩm mới
Hội nghị bán hàng
Trang thiết bị, cơ sở vật chất
Chất lượng âm thanh là yếu tố then chốt trong các buổi hội thảo, hội nghị. Vì tính chất của buổi hội nghị, hội thảo là sự trao đổi và tương tác giữ một với nhiều người liên tục, âm thanh phải đủ lớn nhưng không vang dội để người tham dự có thể nghe rõ từng câu chữ. Do đó, việc chọn lựa được một trung tâm tổ chức hội nghị cung cấp trang thiết bị âm thanh chất lượng sẽ tạo nên một sự kiện trọn vẹn, thành công.
Bên cạnh đó thì dàn hệ thống ánh sáng là yếu tố tác động trực tiếp đến thị giác của người tham gia. Đối với các sự kiện, hội nghị thì ánh sáng thường không quá sống động, chủ yếu là dùng đèn có ánh sáng vàng hoặc trắng tạo nên sự hoà nhã, nhẹ nhàng và trang trọng trong các buổi hội nghị.
Sau đó là màn hình LED, không chỉ kết nối bằng âm thanh mà còn sự kết nối qua hình ảnh. Qua đó hình ảnh được trình chiếu trên màn hình LED phải sắc nét và rộng để nội dung chiếu giúp những người ở dưới có thể thấy rõ được. Mỗi loại màn hình đều có những công cụ và lợi ích riêng của nó, do đó cần dựa vào mục đích để xác định lựa chọn sao cho phù hợp nhất. Việc chọn được nơi tổ chức hội nghị sở hữu nhiều trang thiết bị hiện đại thì hội nghị doanh nghiệp cũng có cơ hội được trải nghiệm nhiều điều mới mẻ.
Thực đơn chiêu đãi
Nếu suốt buổi hội nghị, các doanh nghiệp chỉ có tương tác, trao đổi qua lại thì sẽ dẫn đến sự nhàm chán. Nếu có sự góp mặt của hạng mục chiêu đãi thì phần thực đơn, các món ăn trong ngày hội nghị, họp thảo phải để tâm và lựa chọn kỹ càng.
Thông thường, thực đơn chiêu đãi chủ yếu là dạng buffet như bánh ngọt, trái cây hoặc các thức ăn nhanh như cơm cuộn, khoai tây chiên, gà rán,.. đồng thời kèm theo nước. Do đó, khi chọn thuê địa điểm tổ chức hội nghị, các doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu đáp ứng của nơi tổ chức hội nghị có phù hợp với tính chất của sự kiện hay không để đưa ra quyết định lựa chọn cho hợp lý.
Đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên phục vụ cũng là một trong những yếu tố làm nên sự thành công của sự kiện. Đặc biệt, đối với các buổi hội thảo và hội nghị thì sự nhanh nhẹn cũng như tận tình, chuyên nghiệp của nhân viên phục vụ là điều cần thiết. Vậy nên, doanh nghiệp cần cân nhắc tác phong phục vụ của nhân viên để chọn lựa trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp.
Hiểu và đáp ứng đúng nguyện vọng của các khách hàng, Gala Center – Trung tâm hội nghị Thành phố Hồ Chí Minh luôn nỗ lực cung cấp đến khách hàng những giá trị tốt đẹp và trải nghiệm hoàn hảo nhất đến với khách hàng. Với 5 tiêu chí cơ bản trên, Gala Center đã cung cấp một số thông tin tiêu chuẩn để doanh nghiệp dễ dàng chọn được một nơi lý tưởng, phù hợp với ngân sách để tổ chức hội nghị. Và hy rằng các doanh nghiệp vẫn mãi chọn và mãi tin tưởng những giá trị dịch vụ mà Gala đem đến.
