Triển khai quy trình tổ chức hội nghị khách hàng dành cho doanh nghiệp

Xây dựng một hội nghị chỉnh chu có thể đem đến cho doanh nghiệp một lượng khách hàng tiềm năng lớn cũng như củng cố các mối quan hệ hợp tác hiện tại. Cùng xem qua những việc làm cần thiết để triển khai quy trình tổ chức hội nghị dành cho doanh nghiệp dưới đây để có được một hội nghị thành công bạn nhé!

Hội nghị khách hàng

Lập danh sách khách mời

Để xác định quy mô của hội nghị khách hàng cũng như bất kỳ sự kiện nào, bạn phải lên danh sách khách mời trước tiên để ước chừng số lượng trước khi đặt sảnh. 

• Khách mời của bạn là ai?

• Với những khách mời này bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức thế nào?

• Có khách nước ngoài hay không?

Việc tìm hiểu rõ đối tượng khách mời có thể giúp bạn có được cách tiếp đón tận tình chu đáo cũng như lên kịch bản chương trình phù hợp với tính cách khách hàng và đối với khách nước ngoài là văn hóa cũng như tục lệ của họ. Việc khách mời cảm thấy được trân trọng và thoải mái phần nào thể hiện được sự chu đáo và tận tình của ban tổ chức 

Hội nghị tại trung tâm hội nghị tiệc cưới Metropole

Lên kế hoạch xây dựng hội nghị

Sau khi xác nhận tính chất hội nghị, bạn cần lên kịch bản chương trình, xây dựng nội dung dựa trên mục đích hội nghị. Nếu đối tượng khách hàng là nhân vật trung tâm họ sẽ có những bài phát biểu tri ân khách hàng vì đã đi cùng doanh nghiệp một khoảng thời gian dài, sau đó mới nói đến các sản phẩm hay dự án mới của công ty. Một số doanh nghiệp rất thông minh khi đan xen những dự án kinh tế với tiết mục hỏi, đáp cũng như giải trí để khiến không khí bớt căng thẳng và khô khan.

Lợi ích về kinh tế là một trong những lý do khiến doanh nghiệp duy trì và phát triển, tuy nhiên muốn cùng hợp tác lâu dài, bạn cần cho các khách mời cảm nhận được sự cố gắng của công ty về lợi ích của đôi bên. Khi các bên tham gia đều có lợi, người tham dự mới như được tiếp thêm động lực để chú tâm đến các thông tin công ty chia sẻ. Những điều này cho thấy bạn phải cân nhắc thật kỹ trước khi lên kịch bản để trách phát biểu quá nhiều về công ty. 

>> Tham khảo: Thông tin về hội nghị khách hàng

Phân công công việc

Bạn cần có người dẫn chương trình, đội ngũ hướng dẫn và sắp xếp chỗ ngồi, đội ngũ hỗ trợ khách hàng,.. Công việc cần được phân công rõ ràng và cụ thể để tránh trường hợp xảy ra những sơ xuất không đáng có có thể ảnh hưởng đến tâm trạng khách mời. Chu đáo hơn nữa, đội ngũ đảm nhiệm xử lý các tình huống phát sinh cũng nên được bố trí trong khuôn viên hội trường 

Trang thiết bị

Các thiết bị cần được chú ý đến là micro, hệ thống âm thanh, ánh sáng, đèn led, máy chiếu, nước suối, giấy bút,..Các thành phần cơ bản này là yếu tố chủ yếu góp phần vào sự thành công của hội nghị. Thật khó mà tưởng tượng nếu hội trường không có máy lạnh, hoặc thiếu ánh sáng hay micro hư sẽ gây rất nhiều chật vật và khó khăn đến với người điều hành. Bạn cần phải thử chạy chương trình trước khi hội nghị chính thức diễn ra để bảo đảm mọi thứ suôn sẻ và trong tầm kiểm soát. Trong trường hợp bạn có số lượng khách mời đông, hãy đảm bảo việc luôn có nhân viên phục vụ túc trực sẵn sàng hỗ trợ mọi yêu cầu của khách. Tiêu chí nhanh, gọn, hiệu quả sẽ cho ra kết quả đầy mãn nguyện khi bạn biết cách phối hợp nhịp nhàng với trung tâm/ địa điểm tổ chức. 

Địa điểm tổ chức

Các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn địa điểm đầy tiếng tăm và chất lượng phục vụ cao cấp để bảo đảm hình ảnh doanh nghiệp cũng như đem đến sự hài lòng của khách hàng. Tìm hiểu các thông tin từ nguồn uy tin về các địa điểm, khảo sát và lựa chọn ra nơi phù hợp nhất để tổ chức hội nghị khách hàng. Chưa dừng lại ở đó, vị trí của hội nghị cũng là nơi cần được quan tâm để khách mời dễ dàng di chuyển và tham gia, tất nhiên rằng không thể thiếu được tính an ninh an toàn của địa điểm.

Metropole – Địa điểm tổ chức hội nghị uy tín

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng dành cho doanh nghiệp chúng tôi gợi ý có thể giúp bạn lên các kế hoạch dễ dàng và chi tiết hơn, đảm bảo được độ chuyên nghiệp và thành công đùng như ý muốn của ban tổ chức. Mong rằng bài viết này có thể đem đến cho bạn những thông tin hữu ích, chúc bạn có một hội nghị đầy thành công!