Tư vấn cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ phù hợp nhất tại Tp Hồ Chí Minh
Khi lên một kế hoạch rõ ràng về địa điểm tổ chức sự kiện quan trọng sắp tới, bạn thường đặt ra những tiêu chí gì đầu tiên? Đối với những người chuyên nghiệp và cầu toàn thì họ luôn quan tâm tới một vài yếu tố chính như là chi phí, địa điểm, không gian, sức chứa của địa điểm, thiết kế an toàn, khả năng tiếp cận của địa điểm đó như thế nào, có đảm bảo phù hợp với buổi event sắp sửa diễn ra hay không? Bên dưới đây sẽ là những thông tin cho bạn tham khảo thêm.
Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị
Về địa điểm
Khi bạn lên kế hoạch lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị thì nên chọn vị trí hợp lý và thật sự thuận tiện trong việc di chuyển, đi lại. Đối với một sự kiện mà người tham gia nằm trong phạm vi địa lý hạn chế nên lựa chọn những địa điểm gần công ty. Còn nếu sự kiện nào diễn ra bên ngoài như sự kiện kèm theo du lịch và nghỉ dưỡng thì nên chọn nơi nào đó gần với sân bay hay bãi biển…Nếu người tham dự đang được lưu trú tại một khách sạn thì nên cân nhắc việc tổ chức sự kiện ngay tại đó để tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho khách.
Về chi phí
Nếu có mức ngân sách hạn chế thì bạn nên chọn một địa điểm làm sự kiện tương ứng phù hợp. Thông thường, giá thuê địa điểm những ngày trong tuần thường thấp hơn những ngày cuối tuần và ngày lễ.
Về không gian của địa điểm
Đặc biệt chú ý tới không gian của địa điểm tổ chức như kiến trúc, nội thất, trang trí sao cho phù hợp với sự kiện. Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo còn nếu đó là một event hội chợ hay triển lãm thì nên chọn những không gian đơn giản và thoáng đãng bởi điều đó sẽ tạo nên hiệu ứng trang trí độc đáo cho sự kiện của bạn.
Về sức chứa của địa điểm
Việc quyết định về địa điểm tổ chức hội nghị hay sự kiện lớn nhỏ đều cần phải dựa trên số lượng khách mời dự kiến. Bởi lẽ, trên thực tế 500 người có thể thoải mái trong một phòng cho 450 người nhưng không thể ở trong một phòng cho 250 người được. Bên cạnh đó, sức chứa của phòng cũng phải đảm bảo độ thông thoáng để đề phòng những sự cố bất ngờ có thể phát sinh ngoài tầm kiểm soát.
Về cách bố trí địa điểm
Khi tìm được địa điểm tổ chức hội nghị sự kiện, bạn nên đưa ra một ý tưởng khái quát cho các hoạt động có thể diễn ra bao gồm các trang thiết bị, bố trí bàn ghế, sàn, sân khấu, các thiết bị nghe nhìn, khu vực kỹ thuật,…tùy theo nhu cầu của từng nhóm người tham gia.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét đến lưu lượng giao thông tại các khu vực khác nhau như khu vực đăng ký hay cửa ra vào có thật sự thuận tiện hay không. Bởi điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc bố trí nội thất và các bảng biểu giới thiệu và hướng dẫn.
Về thiết kế an toàn
Khi chọn địa điểm tổ chức các sự kiện, hội nghị lớn nhỏ cũng cần có sự thống nhất, xem xét kỹ lưỡng về các thiết bị an toàn như các thiết bị phòng tránh cháy nổ, cửa thoát hiểm thuận tiện…để đảm bảo không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào.
Về các dịch vụ và tiện nghi
Đừng chỉ xem xét các địa điểm thông qua website của họ mà hãy tìm đến tận nơi để xem xét các dịch vụ và tiện nghi mà các địa điểm đó cung cấp. Những địa điểm có nhà bếp phục vụ tại chỗ thường rất thuận tiện.Tuy nhiên, một số nơi lại hợp tác với một vài nhà cung cấp bên ngoài hoặc hợp tác độc quyền với một nhà cung cấp thực phẩm nhất định. Và điều đó thật tuyệt nếu một địa điểm tuyệt vời hợp tác với một nhà cung cấp thực phẩm tuyệt vời.
Nếu không thì đây lại là một vấn đề lớn, ảnh hưởng khá nhiều đến đánh giá của người tham dự. Chính vì vậy, tốt hơn bạn nên chọn một địa điểm cho phép bạn mang nhà cung cấp thực phẩm từ bên ngoài.
Bên cạnh đó, một địa điểm có sẵn bàn, ghế, khăn trải bàn hay các thiết bị nghe nhìn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức và tiền bạc cho bạn.
Về địa điểm bãi đậu xe
Bạn nên chú ý lựa chọn những địa điểm có bãi đậu xe gần và rộng để thuận tiện cho người tham dự…Trong trường hợp xấu nhất là địa điểm có bãi đậu xe hẹp thì tốt nhất bạn nên cân nhắc thuê một bãi đậu xe dự trữ nào ở gần đó.
Về khả năng tiếp cận của địa điểm
Khi xem xét đến yếu tố về khả năng tiếp cận của địa điểm, bạn cần phải nắm bắt được đối tượng tham gia là ai, nhất là những người có nhu cầu đặc biệt như người khuyết tật, người già hay các bà mẹ có con nhỏ.
Tạm kết
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm vừa đẹp vừa sang trọng vừa phù hợp với ngân sách túi tiền thì trước tiên hãy tìm đọc qua một vài bí quyết trên trước khi đi đến những quyết định, những lựa chọn quan trọng. Một địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị lý tưởng sẽ đảm bảo hiệu quả cao nhất cho những mục đích mà cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức muốn hướng đến, vì vậy các bạn đừng bỏ lỡ bất cứ một thông tin đáng giá nào như kinh nghiệm mà chuyên mục cưới đã chia sẻ nhé. Chúc các bạn có sự chọn lựa đúng đắn về một địa chỉ đáng tin cậy.
