Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM

Việc tổ chức một buổi hội thảo là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với hầu hết các công ty, đơn vị. Vì vậy việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM tốt nhất là vấn đề ưu tiên hàng đầu.

Những lưu ý về việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM

1. Chọn địa điểm có vị trí phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của một sự kiện đặc biệt là sự kiện hội thảo. Nếu bạn chọn một địa điểm quá xa sẽ cản trở việc tham dự của khách mời. Có thể nói một sự kiện hội thảo sẽ hoàn toàn thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức.

Tốt nhất hãy làm một cuộc đánh giá sơ bộ về số lượng và đối tượng khách để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ. Việc tìm 1 địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM ưng ý không hề đơn giản nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước.

Đối với những người chuyên tổ chức event họ sẽ có một danh sách các địa điểm phù hợp với từng nội dung của sự kiện đó. Điều này sẽ giúp họ có thêm nhiều sự lựa chọn và đỡ mất thời gian trong việc tìm kiếm địa điểm mới.

Về vấn đề diện tích bên trong sảnh cũng phải được tính toán kĩ lưỡng, nên cân nhắc số lượng khách mời và chọn diện tích phù hợp để tránh tình trạng hội trường bị rộng hoặc nhỏ hơn nhu cầu. Như vậy sảnh hưởng đến chất lượng của chương trình và gây lãng phí không cần thiết.

Diện tích tham khảo để tổ chức sự kiện được phân chia như sau: đối với tiệc ngồi bình thường diện tích trung bình tối thiểu 1m2/người, tiệc buffet từ 1.5m2-2.2m2/người, tiệc kèm khiêu vũ từ 2.5m2-3m2/người.

2. Chú ý đến đối tượng khách mời tham gia

Việc cần làm trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM là biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là ai, có đặc điểm gì? Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm tổ chức bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp. Nếu là đối tượng là những bà mẹ và trẻ em thì chúng ta nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để dễ thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.

Ngoài ra khi đến một số địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM chúng ta cần lưu ý đến những quy định chung của địa điểm đó, để tránh những rắc rối không cần thiết. Tùy vào từng địa điểm tổ chức sẽ có những quy định riêng, hoàn khác nhau, các bạn cần lưu ý.

Những quy định tại địa điểm tổ chức hội thảo

Sẽ có những nơi quy định về khoảng: quay phim chụp ảnh, giấy phép tổ chức, giới hạn độ cồn, trang trí banner,…bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.

Thời gian để setup địa điểm:

Khi bắt đầu thuê một nơi tổ chức hội thảo, chúng ta cần thương lượng về khoảng thời gian trước khi bắt đầu sự kiện để set up như dựng sân khấu, treo các bandrol, trang trí từng khu vực,… Tuy nhiên nếu địa điểm bạn chọn là một nơi quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp, vì thế bạn hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup như thế nào, được miễn phí hay tính phí.

Sau khi tìm được những địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM chúng ta cần tham khảo sơ qua một số thông tin cơ bản về một buổi hội thảo để có được sự chuẩn bị chu đáo nhất. Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo và kịch bản chương trình hội nghị các bạn có thể xem qua để có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nội dung chương trình hội thảo của mình.

Quy trình tổ chức hội thảo

Xác định chủ đề và nội hội thảo, hội nghị
Lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo.
Truyền thông, thông báo cho sự kiện đến đối tượng khách mời bằng nhiều hình thức như: in ấn tài liệu, phát thư mời.
Chọn địa điểm tổ chức hội thảo và dịch vụ lễ tân
Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu
Tuyên bô lý do và đặt vấn đề hội thảo
Ghi biên bản hội nghị, thông báo kết luận
Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo, sự kiện, kiến nghị với các tổ chức đơn vị dự hội nghị.

Mẫu chương trình tổ chức hội thảo

Với những sự kiện thường diễn ra trong một buổi bao gồm các hoạt động sau:

Tiếp đón khách tham dự: tiếp đón khách từ cổng vào, làm thủ tục hướng dẫn đăng ký, cài hoa lên áo rồi hướng dẫn khách đến backdrop check in và teabreak.
Bố trí lễ tân đưa khách vào khu vực hội trường, ổn định chỗ ngồi
Biểu diễn tiết mục văn nghệ
MC trình bày lý do và giới thiệu các vị đại biểu quan trọng
Cùng đặt những câu hỏi thảo luận
Giải lao: Ăn buffet
Tiếp tục hội thảo
Tổng kết, chụp hình lưu niệm

Tổng kết

Trên đây chúng ta vừa điểm qua những thông tin về việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm. Có thể thấy việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo vô cùng quan trọng trong một chương trình hội thảo. Các bạn nên cân nhắc để đưa ra những lựa chọn hợp lý nhất.