Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng chuyên nghiệp bạn nên biết.

Hội nghị khách hàng là hoạt động được tổ chức thường niên bởi các doanh nghiệp để tri ân và vinh danh khách hàng của mình. Để có thể tổ chức được thành công một buổi hội nghị, hội thảo khách hàng cho công ty diễn ra trơn tru và hoàn hảo là điều không hề dễ dàng. Bài viết này hãy cùng Trung tâm hội nghị Riverside Palace điểm qua các bước để tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhé.

Xác định được yêu cầu và chủ đề của hội nghị, hội thảo

Đây là bước đầu tiên để có thể xây dựng được một buổi hội thảo khách hàng. Bạn nên nắm được những thông tin từ cấp trên về yêu cầu của buổi hội thảo và mục đích mà cấp trên mong muốn thông qua buổi hội thảo khách hàng này là gì.

Nắm được những thông tin trên rồi bạn sẽ tiếp hành xây dựng và chọn cho hội nghị khách hàng mình một chủ đề. Chủ đề sẽ dựa trên yêu cầu và mục đích của công ty hoặc bạn có thể chọn đa dạng chủ đề cho buổi hội thảo khách hàng, nhưng nên tuân thủ theo một số quy tắc của công ty để vẫn giữ được văn hóa và dấu ấn của doanh nghiệp nhé.

Lên danh sách khách mời

Đối với hội nghị khách hàng thì bước này dĩ nhiên là vô cùng quan trọng. Bạn sẽ phải lên danh sách tất cả các khách hàng của công ty từ đó tính toán số lượng khách hàng tham dự, lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, lên ngân sách hội nghị,… dựa trên danh sách khách mời đã lập. Sau khi lên danh sách khách hàng, bạn nên gửi thư mời đến khách hàng trước 7 đến 10 ngày trước sự kiện.

Thiệp mời đến khách hàng.

Lên ngân sách cho hội nghị

Lập ngân sách cho hội thảo.

Bước tiếp theo chính là lập ngân sách cho hội nghị khách hàng. Mỗi công ty sẽ có ngân sách chi cho hội nghị từng năm khác nhau. Dựa vào ngân sách của công ty, bạn nên xây dựng nên một danh sách chi tiêu hợp lý cho từng hạng mục của việc tổ chức hội nghị, dĩ nhiên nên lập thêm một bảng ngân sách kinh phí dự trù cho buổi hội thảo phòng các trường hợp phát sinh.

Lên ý tưởng, kịch bản cho hội nghị

Đây là bước xây dựng chương trình cho buổi hội thảo khách hàng của bạn sẽ diễn ra như thế nào. Tùy vào chủ đề và ngân sách công ty bạn sẽ có kế hoạch tổ chức các hoạt động diễn ra trong buổi hội thảo phù hợp.

Tuy nhiên đối với một cuộc hội thảo khách hàng thì không thể thiếu các mục như vinh danh khách hàng của năm, tổ chức trao quà cho khách hàng, tổng kết hoạt động của công ty,… Ngoài ra bạn có thể biến tấu hoặc tùy theo sở thích của đa số khách hàng của công ty là gì để có thể thiết kế những hoạt động, tiết mục phù hợp.

Chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Tiếp theo chính là lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội nghị lý tưởng cho hội thảo khách hàng của bạn. Trung tâm hội nghị được chọn nên đảm bảo thuận tiện cho sự di chuyển của đại đa số khách hàng tham dự. Ngoài ra bạn nên chú ý lựa chọn những trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và uy tín để đảm bảo chất lượng phục vụ cho khách hàng và củng cố được niềm tin của khách hàng về công ty nhé.

Bạn cũng nên chú ý đến một số tiện ích của Trung tâm tổ chức hội nghị khi chọn lựa như:

Sảnh tiệc đủ sức chứa
Thiết kế và trang trí đẹp mắt
Hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng
Bãi giữ xe rộng rãi
Những dịch vụ đi kèm khác

Sảnh tiệc tại trung tâm hội nghị Riverside Palace.

>> Xem thêm những dịch vụ tổ chức hội nghị cao cấp tại đây.

Phục vụ ẩm thực

Ẩm thực phục vụ trong hội thảo khách hàng cũng cần được rất chú ý. Bạn có thể tùy vào hình thức của hội nghị mà chọn hình thức phục vụ ẩm thực phù hợp, có thể chọn phục vụ theo hình thức tiệc buffet, tiệc tea-break hay finger food.

Phục vụ ẩm thực tại hội thảo.

Thực đơn phục vụ nên được xây dựng đa dạng các món ăn và nguyên liệu để khách hàng có nhiều sự lựa chọn. Đặc biệt hãy chú ý đến chất lượng và hình thức của các món ăn nhé, vì hãy nhớ rằng, hạnh phúc đi qua bằng đường bao tử nên đừng bao giờ qua loa ở khâu chuẩn bị và phục vụ ẩm thực nhé.

Lời kết,

Bài viết vừa rồi Riverside Palace đã chia sẻ một vài kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty, mong rằng những thông tin vừa rồi phần nào giúp ích được cho bạn nhé.