Các bước cần chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Để thúc đẩy doanh số, chăm sóc khách hàng cũng như tạo sự hiện diện của thương hiệu thì tổ chức hội nghị khách hàng là biện pháp được chọn nhiều nhất. Thông thường, hoạt động này được diễn ra thường niên của các doanh nghiệp. Để nắm được những bước cần chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị thì chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây
Hội nghị khách hàng là gì?
Đây được xem là một loại hoạt động sự kiện của doanh nghiệp nhằm tương tác, chăm sóc khách hàng. Hoạt động này thường sẽ diễn ra vào giữa năm hoặc gần cuối năm.
Hội nghị là một hoạt động nhằm tăng sự kết nối với khách hàng của doanh nghiệp
Tổ chức hội nghị sẽ thường với các mục đích là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng cáo sản phẩm mới. Đôi lúc có thể là tung ra các mẫu sản phẩm nhằm thăm hỏi ý kiến của khách hàng để phát triển sản phẩm mới. Nhờ những hoạt động này, doanh nghiệp và khách hàng sẽ có cơ hội tương tác và gắn kết để nâng cao sức mạnh thương hiệu. Để hiểu hơn về hội nghị khách hàng, mời bạn xem thêm tại đây!
Cần chuẩn bị gì trước khi tổ chức hội nghị khách hàng?
Tổ chức hội nghị cũng như các sự kiện khác, cần một quy trình chặt chẽ, bài bản và chuyên nghiệp. Không xác định được các quy trình cũng như các bước thì sẽ dễ làm khó khăn trong việc tổ chức và kết quả không đạt hiệu quả. Sau đây là các bước cần lưu ý trước khi tổ chức hội nghị.
1. Xác định mục tiêu của chương trình?
Thông thường mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khác nhau về mục tiêu của công việc tổ chức PR và hoạt động Marketing trong đó. Thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng thường nhằm đạt được 3 mục đích:
Tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác và quảng bá thương hiệu, chương trình tri ân còn là cơ hội thuận lợi để doanh nghiệp tri ân những tập thể, cá nhân đã ủng hộ mình trong thời gian qua.
Gửi những sản phẩm, thông điệp mới hoặc các chương trình khuyến mãi, quà tặng của doanh nghiệp cho khách hàng.
Tăng cường quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hội nghị khách hàng là một điểm sáng cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn với các đối tác cùng đồng hành trong nhiều thời gian. Từ việc đó, doanh nghiệp có thể thiết lập mối quan hệ hợp tác kinh doanh, đôi bên cùng có lợi.
Hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp tri ân khách hàng thân thiết
2. Xác định danh sách khách mời tham dự
Sau khi xác định mục tiêu chương trình hội nghị, việc xác định danh sách khách mời tham dự là vô cùng quan trọng. Chắc chắn hội nghị khách hàng thì người tham dự sẽ là khách hàng, đối tác, đại lý kinh doanh sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu rõ và sâu hơn về các đặc điểm tính cách của khách hàng. Khách hàng ở độ tuổi nào? Họ chủ yếu là nam hay nữ? Độ tuổi, nghề nghiệp. Khi có các thông tin về khách hàng đầy đủ sẽ giúp bạn tạo nội dung chương trình ấn tượng để thu hút được sự chú ý của khách mời.
Không gian và phong cách trang trí sang trọng của một hội nghị
3. Xác định thời gian tổ chức
Thông thường, hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào các thời điểm kết thúc hai giai đoạn kinh doanh: 6 tháng đầu và 6 tháng cuối năm. Các hoạt động này thường sẽ được tổ chức vào những ngày cuối tuần để khách mời có thời gian tham dự.
4. Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị
Một trong những yếu tố quan trọng để có buổi hội nghị hoàn hảo là địa điểm tổ chức hội nghị. Địa điểm, không gian phù hợp không chỉ giúp người tổ chức sự kiện cảm thấy thoải mái mà còn giúp khách hàng tiện trong việc sắp xếp công việc. Hãy tìm kiếm, tham khảo các trung tâm tổ chức sự kiện thuận tiện trong việc di chuyển của khách hàng.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng
5. Xây dựng kịch bản tổ chức
Điểm sáng khi tổ chức sự kiện làm khách hàng ấn tượng sẽ là một kịch bản chi tiết, rõ ràng. Đây là việc có liên quan đến kết quả của quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Vì vậy, đây là bước cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Thông thường, kịch bản bao gồm các thiết bị cần thiết, các tiết mục, phân công nhân sự với thời gian cụ thể. Ngoài ra, cần có một kế hoạch để phòng hờ những khi có rủi ro,… Kịch bản càng chi tiết, cụ thể thì công việc tổ chức càng dễ thực hiện và theo dõi.
Phong cách trang trí hội nghị với tông màu xanh mát mẻ
6. Ngân sách tổ chức
Bạn nên xác định ngay từ đầu ngân sách cho hội nghị này là bao nhiêu. Cho dù bạn có nhiều ý tưởng cho hội nghị nhưng nằm ngoài ngân sách thì không thể nào thực hiện. Vì vậy, hãy xem lại khoản ngân sách để lựa chọn, tính toán các nội dung phù hợp nhé.
Bài viết trên cho bạn cái nhìn về những công việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Để hiểu thêm và có những kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp, mời bạn xem thêm tại: Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp
