Các bước tổ chức hội nghị khách hàng đưa vị thế doanh nghiệp vươn xa

Hội nghị là thành phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp xây dựng chất lượng hình ảnh cùng hình thành kết nối với các khách hàng và đối tác. Hiểu được các quy trình tổ chức sẽ đem đến một hội nghị thành công và suôn sẻ. Cùng chúng tôi điểm qua một vài bước đưa vị thế doanh nghiệp trên thương trường vươn xa hơn nhé:

Hội nghị có quy mô nhỏ

Chuẩn bị trước hội nghị

Lên danh sách khách mời
Phân công trách nhiệm cụ thể cho những người/ nhóm người
Lập đội ngũ ứng biến với sự cố
Chuẩn bị tài liệu
Xác định thời gian tổ chức

Để thuận lợi cho các khách hàng, ngày diễn ra hội nghị nên được đặt vào cuối tuần để khách không quá bận rộn và có thể đến với sự kiện của bạn một cách thoải mái, thư giãn

Thành lập ngân sách bao gồm cả chi phí phát sinh

Dựa theo tính chất, quy mô và lượng danh sách khách mời, bạn nên cân nhắc tính toán cho phù hợp

Phát thư mời

Thư mời nên được phát trước 1-2 tuần để khách hàng có thể sắp xếp các công việc và lịch trình.

Xây dựng kịch bản chương trình
Chuẩn bị địa điểm/ nhà hàng tổ chức

Lựa chọn các nhà hàng có tên tuổi và uy tín, có khả năng đáp ứng các nhu cầu cần thiết của một hội nghị nghị

Kiểm tra hệ thống ánh sáng, đèn, micro, giấy, bút, chạy thử chương trình
Chuẩn bị bữa ăn nhẹ/ buffet

Hình thức bữa ăn nhẹ trong hội nghị luôn được ưu ái vì người tham dự có thể thoải mái sử dụng những món mình muốn, nạp lại chút năng lượng để tiếp tục tham dự hội nghị. Bạn nên cân nhắc các món ăn phù hợp với mọi người, không nhất thiết phải là món ăn quá đắt tiền nhưng phải hợp khẩu vị cũng như có cách trang trí bắt mắt.

Quà lưu niệm

Quà lưu niệm là một cách rất hay tạo dấu ấn trong lòng các quan khách. Các món quà nhỏ như móc khóa, gấu bông, ly sứ có tên doanh nghiệp thường được dùng như một cách khéo léo nhắc nhở khách hàng nhớ đến thương hiệu/ doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Thông tin về hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng

Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản phải đảm bảo có đầy đủ những yếu tố cơ bản

Khai mạc : Giới thiệu các khách mời và ban tổ chức
Bài phát biểu của lãnh đạo/ đại diện phía doanh nghiệp về lý do của hội nghị
Lời cảm ơn đến những người tham dự
Thông tin cần thiết gửi đến khách hàng

Ở phần này có thể chia nhỏ thành các phần chính khác nhau dựa theo kế hoạch của doanh nghiệp. Ban tổ chức có thể nói về những tầm nhìn, sứ mệnh, kế hoạch trong tương lai tuy nhiên cần tránh việc đưa quá nhiều thông tin về công ty khiến hội trường trở nên tẻ nhạt, gây xao nhãng. Bạn nên nhớ, trong hội nghị khách hàng, khách hàng là nhân vật trung tâm. Thấu hiểu tâm lý khách hàng sẽ giúp bạn nhận thức rõ về tâm lý cũng như hành vi của họ, tận dụng vấn đề này làm chiến lược kinh doanh trong tương lai.

Tiết mục giải trí / trò chơi nhỏ

Danh sách các địa điểm uy tín dành cho tổ chức hội nghị:

Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole

Địa chỉ: 216 Lý Chính Thắng, Phường 9, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

REX Hotel

Địa chỉ: 141 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Trung tâm hội nghị Capella Park View

Địa chỉ: 3 Đặng Văn Sâm, Phường 9, Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

Gem Center

Địa chỉ: 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Grand Palace

Địa chỉ : 142/18 Cộng Hòa, Phường 4, Tân Bình, Hồ Chí Minh

Sofitel Saigon Hotel

Địa chỉ: 17 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng giúp các công việc/ hợp tác trong tương lai của bạn trở nên thuận lợi hơn. Hãy khéo léo xây dựng hội nghị một cách thông minh để có thể tạo lại dấu ấn trong lòng khách hàng. Nếu bạn có thể kiểm soát tốt các khâu chuẩn bị theo danh sách chúng tôi đã cung cấp trên, bạn chắc chắn sẽ có một hội nghị thành công vượt trội. Bây giờ thì bắt tay lên kế hoạch thôi nào!