3 Cách sắp xếp không gian trong hội nghị đẹp, phổ biến mới nhất 2021
Khi bạn được sếp giao cho công việc phải sắp xếp một sự kiện vô cùng quan trọng tại công ty. Tuy nhiên, bạn lại là chưa có kinh nghiệm tổ chức những sự kiện như thế này bao giờ, đặc biệt là vấn đề cách sắp xếp không gian hội trường tại trung tâm hội nghị như thế nào là hợp lý. Sau đây, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách lựa chọn hình thức sắp xếp phù hợp với sự kiện mà bạn đang đảm nhận.
Hình thức sắp xếp không gian tại các trung tâm hội nghị
Kiểu Nhà hát (Theatre)
Đối với kiểu sắp xếp này, bạn có thể hình dung là các hàng ghế sẽ được sắp xếp đối diện sân khấu kiểu truyền thống tương tự các nhà hát mà bạn thường thấy. Đây là một cách Setup rất linh hoạt phù hợp cho nhiều loại phòng họp. Các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, đường thẳng…
Cách bố trí bàn ghế giống như ở nhà hát “theatre”
Bên cạnh đó, ghế cũng có thể xếp so le các hàng ghế phòng họp để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Và còn một điều nữa cần lưu ý là nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể thuận tiện di chuyển qua lại trong hội trường trong trường hợp cần thiết.
Theo đó, những người ngồi bên dưới thường sẽ là những vị thính giả đến tham gia để nghe những thông tin được truyền tải từ phía sân khấu, không phù hợp với những người tham gia phải ghi chép hay ăn uống như là các buổi talkshow, workshop, lễ phát động, lễ tri ân, lễ trao giải… sẽ rất phù hợp với hình thức sắp xếp này.
Hình thức bố trí hình chữ U
Đây là kiểu sắp xếp theo hình chữ U để trống ở giữa với bàn ghế được setup ở vị trí xung quanh bên ngoài. Tuy nhiên, khi sắp xếp bạn cần lưu ý một điều là nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự.
Ngoài ra, sắp xếp kiểu chữ U chỉ dùng cho những hội nghị không quá 25 người. Bởi vì, nếu tổ chức với số lượng khách mời tham dự lớn hơn, các phần của chữ “U” sẽ trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
Sắp xếp Hình chữ U không nên quá 25 ghế ngồi ở trong
Với kiểu setup này sẽ tạo ra một khoảng không gian ở giữa khá rộng rãi để làm việc tốt, đảm bảo tính tương tác giữa những người tham gia và “host” của hội nghị cũng như việc nghe nhìn về hướng người thuyết trình, diễn giả cũng khá thuận lợi.
Kiểu đãi tiệc Cocktail
Đối với kiểu sắp xếp này, bạn sẽ thường thấy xuất hiện ở các nhà hàng tiệc cưới, mỗi bàn tròn sẽ được setup riêng biệt và giới hạn số người tham dự mỗi bàn khoảng 10 người để đảm bảo việc ăn uống, phục vụ, share thức ăn được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Những sự kiện lựa chọn sắp xếp theo hình thức này thường sẽ mang tính chất giao lưu nhiều hơn, phục vụ giải trí như là sinh nhật công ty, tiệc cuối năm, tổ chức hội thảo cho khách hàng… nhiều hơn là những cuộc họp có nội dung bằng văn bản, thường được tổ chức trong sảnh tiệc lớn, sang trọng với thành phần tham dự thông thường sẽ là những vị khách hàng, đối tác hợp tác và còn có thể là các tập thể, cá thể trong công ty.
Hình thức sắp xếp không gian theo kiểu đãi tiệc
Tuy nhiên, khi sắp xếp với hình thức này thường sẽ làm giới hạn tầm nhìn của những vị khách có vị trí ngồi quay lưng về phía sân khấu, khó khăn cho việc tiếp nhận thông tin. Ngoài ra, cách làm này thường sẽ cần nhiều diện tích để cách các bàn tiệc, dễ dàng cho khách tham dự di chuyển qua lại.
Nhìn chung, khi tổ chức một sự kiện nào ở trung tâm hội nghị, bạn cần cân nhắc đến tính chất và mục tiêu của việc tổ chức sự kiện đó để có những cách bố trí, sắp xếp sao cho phù hợp để việc truyền đạt thông tin được diễn ra hiệu quả, dễ dàng và đạt được những yêu cầu đề ra.
Xem thêm trung tâm hội nghị chuyên nghiệp, uy tín, giá hợp lý tại đây.
