Khám phá 4 loại hình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến ngày nay

Hiện nay, để thương hiệu có thể duy trì và phát triển hình ảnh trong tâm trí khách hàng thì các hoạt động sự kiện, tương tác với khách hàng được diễn ra nhiều. Trong đó, hội nghị là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm gắn kết, tăng kết nối với khách hàng. Cùng Metropole khám phá 4 loại hình hội nghị khách hàng là gì ở bài viết dưới đây nhé!

1. Hội nghị khách hàng 

Hội nghị khách hàng là một hình thức tổ chức sự kiện với mục đích bàn bạc công việc hoặc tổng kết các hoạt động vừa diễn ra hoặc công bố những định hướng mới trong thời gian sắp tới.

Đây là sự kiện được tổ chức hàng năm ở các doanh nghiệp vào từng quý, giữa hoặc gần cuối năm. Các khách mời tham dự thường là các đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, công ty.

Hội thảo khách hàng 

2. Tổ chức hội nghị nhằm mục đích gì?

Tùy theo từng định hướng của mỗi doanh nghiệp mà mục tiêu tổ chức hội nghị sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thường thì việc tổ chức hoạt động này nhằm đạt được các mục đích sau: 

• Là cơ hội để doanh nghiệp gửi lời tri ân của vì sự ủng hộ của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp tạo ra.

• Nhằm quảng bá thương hiệu cũng như các sản phẩm, dịch vụ,… giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm của công ty. Từ đó, giúp gắn kết mối quan hệ với khách hàng và củng cố niềm tin với các đối tác.

• Tìm hiểu rõ hơn về nhu cầu, từ đó cho ra các thông điệp về sản phẩm phù hợp với mong muốn của khách hàng, đối tác.

• Lan tỏa hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến cộng đồng, giúp doanh nghiệp tiếp cận và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng và khách hàng mới.

3. Loại hình tổ chức hội nghị

Hội nghị tri ân khách hàng

Với hình thức tổ chức này sẽ giúp doanh nghiệp mang thông điệp đến với các khách hàng đã tin tưởng và chọn dùng dịch vụ, sản phẩm của công ty. Đây là sự kiện tương tác với khách hàng nên khá quan trọng, vì thế cần chú trọng cả mặt hình thức và nội dung khi tổ chức cũng như các khâu chuẩn bị, đón tiếp khách.

Hội nghị, hội thảo tri ân khách hàng 

Hội nghị ra mắt sản phẩm mới

Đây là sự kiện nhằm giới thiệu đến công chúng, mọi người về những sản phẩm mới sắp được doanh nghiệp tung ra thị trường. Từ đây giúp công ty xây dựng một bước đệm để bắt đầu chính thức bày bán. Với mục tiêu cho việc tổ chức nhằm ra mắt sản phẩm mới này, khâu trang trí, lên nội dung chương trình và việc trải nghiệm các sản phẩm mới phải luôn được lên kế hoạch một cách chỉnh chu.

Các nhà đầu tư, đối tác cùng cụng ly chào đón sản phẩm mới trong hội nghị

Hội nghị tổng kết cuối năm

Đây là sự kiện tổng kết nhằm thông báo tình hình phát triển kinh doanh của daonh nghiệp trong năm cũng như đưa ra các dự định mới cho năm kế tiếp. Là sự kiện được diễn ra thường niên và khách mời thường là nhân viên công ty hoặc các khách hàng thân thiết.

Không gian tổ chức hội thảo gặp gỡ khách hàng luôn được chuẩn bị chỉnh chu nhất

Hội nghị thượng đỉnh

Là cuộc họp lớn giữa các nguyên thủ quốc gia. Hội nghị này thường tổ chức để bàn luận về các vấn đề lớn về kinh tế, chính trị hoặc hợp tác giữa các nước với nhau. Đây là sự kiện cực kỳ quan trọng vì thế tất cả đều phải chuẩn bị kỹ lưỡng và hoàn thiện nhất. Hơn nữa, cần có các phương án dự phòng để kịp thời một số trường hợp bất ngờ xảy ra.

Phòng hội nghị thượng đỉnh được thiết kế trang trọng, tinh tế

4. Xây dựng một chương trình hội nghị thì cần gì?

Khi tạo dựng một  chương trình hội nghị, hội thảo nhằm tri ân khách hàng hay quảng bá sản phẩm,… thường sẽ bao gồm: kịch bản sơ lược và chi tiết

Kịch bản sơ lược

Đây là kịch bản bao gồm tất cả những sự kiện diễn ra trong suốt sự kiện. Gồm có:

• Những hạng mục, các nội dung, tiết mục của sự kiện

• Thời gian chi tiết các hạng mục

Với kịch bản sơ lược này, thường được người quản lý nắm giữ vì đây là người điều hành sự kiện cũng như điều phối các bộ phận từ âm thanh đến ánh sáng giúp các khâu phối hợp mượt mà đúng như kịch bản.

Kịch bản chi tiết

Thông thường, đây là kịch bản được các bên phụ trách chính nắm giữ. Kịch bản chi tiết này bao gồm: 

• Lời nói của MC trong buổi lễ

• Công việc của các ekip 

• Các thời gian chi tiết của từng khâu 

Kịch bản phải thực sự chỉnh chu và không để sơ xuất hay thiếu sót bất kỳ điều gì. Bởi nếu kịch bản không tốt, có thể dẫn đến nhiều điều như sau:

• Khách hàng cảm thấy chán khi dự tiệc

• Khách không tập trung làm nội dung của buổi tiệc không được truyền đạt hết

• Khách không hiểu được nội dung, thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm

• Hiệu quả chuyển đổi thấp

Do đó, trong kịch bản cần thể hiện được những điều sau:

• Những phần được diễn trước, trong, sau trong chương trình

• Những điểm nổi bật sẽ được đặt vào thời gian nào

• Thông điệp truyền đạt đến khách hàng

Lời kết

Với những chia sẻ về các loại hình hội nghị, hội thảo cũng như tầm quan trọng của việc xây dựng kịch bản hội nghị mà Metropole vừa đề cập đến, hy vọng sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công cho doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ với Metropole ngay nếu bạn cần tư vấn về sảnh tiệc hoặc bất cứ vấn đề về sự kiện nhé!

Có thể bạn quan tâm: Khám phá: Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?