Nên lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị như thế nào ở TPHCM?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng của một doanh nghiệp, đây không chỉ là cơ hội phát triển các mối quan hệ với khách hàng mà còn là cơ hội quảng bá, thu hút thêm nhiều khách hàng mới cho doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị để có thể tạo ra một buổi hội nghị quan trọng nhất. Thế nhưng nên lựa chọn tổ chức ở đâu lại là một bài toán nan giải. Dưới đây là những gợi ý mà bạn có thể tham khảo để giúp cho buổi hội nghị của bạn đạt kết quả tốt nhất.

Các tiêu chí để lựa chọn nơi tổ chức hội nghị

Không gian hội nghị

Mỗi khi bắt đầu một buổi hội nghị các doanh nghiệp sẽ phải biết mình tổ chức hội nghị với số lượng là bao nhiêu khách? Khách bao gồm những ai? Ở tầng lớp nào ?,… Nếu làm tốt những điều này bạn sẽ chọn được nơi có không gian phù hợp. Và hơn hết, kết quả của buổi hội nghị phụ thuộc rất nhiều vào cảm giác hài lòng của khách hàng.

Đầu tiên, các doanh nghiệp phải dựa trên số lượng khách để chọn ra những nơi có sức chứa đủ và phù hợp. Không gian buổi hội nghị không được quá bé, quá chật hẹp dẫn đến xảy ra các vấn đề như không đủ chỗ, làm cho khách hàng cảm thấy ngột ngạt, o ép khó chịu. Hay phòng hội nghị quá rộng, dẫn đến cảm giác loãng, không có sự kết nối với khách hàng.

Kế đến, là thiết kế và trang trí không gian buổi hội nghị sao cho phù hợp với hầu hết các khách hàng hướng đến. Đối với những khách hàng doanh nghiệp bạn cần tạo ra một bầu không khí nghiêm túc, chuyên nghiệp để họ cảm thấy doanh nghiệp của bạn là một đối tác có năng lực, đáng tin cậy và có thể hợp tác. Còn đối với các khách hàng khác như các bạn trẻ, thì bạn nên tạo ra một không khí trẻ trung, năng động. Nếu không khí quá nghiêm túc sẽ làm cho họ ngại ngùng và gượng ép, điều này không thể dẫn đến kết quả tốt nhất..

Không gian hội nghị đẳng cấp

Tham khảo: Không gian hội nghị đẳng cấp tại Gala Center

Địa điểm tổ chức

Thông thường, các doanh nghiệp thường chọn các trung tâm lớn để tổ chức các buổi hội nghị. Tuy nhiên, TP HCM là nơi có giao thông phức tạp, do đó hãy nghiên cứu thật kỹ những khách mời để chọn ra một địa điểm thuận lợi cho khách mời. Các doanh nghiệp nên chọn những nơi ở trung tâm, đảm bảo tối ưu đường đi, cũng như điều kiện giao thông để khách hàng có thể thoải mái đi đến và không gặp bất kỳ trở ngại nào. Có như thế, khách hàng mới có thể thoải mái đón nhận những gì mà bạn muốn truyền đạt ở hội nghị. Bởi vì nếu như các khách hàng của bạn ở quá xa, chẳng hạn như hầu hết khách hàng của bạn là ở quận Tân Bình, thì bạn không thể chọn tổ chức hội nghị ở Quận 2 được, việc mất quá nhiều thời gian để di chuyển sẽ làm cho họ phải cân nhắc việc hủy bỏ cuộc hẹn này.

Dịch vụ tại trung tâm hội nghị

Các trung tâm hội nghị phải có đủ cơ sở vật chất như bàn ghế, màn hình, máy chiếu,… đảm bảo các điều kiện âm thanh, ánh sáng đầy đủ. Do đó, các doanh nghiệp nên tự mình xem xét xem ở đó có đáp ứng được những nhu cầu về cơ sở vật chất đó không trước khi ra quyết định. 

Ngoài ra, cần xét đến nghiệp vụ của nhân viên ở đó, nhân viên phục vụ phải có nghiệp vụ tốt, tác phong chuyên nghiệp mới, có khả năng giải quyết nhanh các vấn đề để có thể hỗ trợ  buổi hội nghị của doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru. Bên cạnh đó, trung tâm tổ chức hội nghị cần có các phòng nghỉ giữa giờ để nhân viên, cũng như các khách mời của bạn có thể nghỉ ngơi ở đó, chuẩn bị tốt cho các hoạt động tiếp theo.

Cơ sở vật chất tại hội nghị phải đầy đủ

Chi phí

Chi phí tiết kiệm cho hội nghị

Chi phí là yếu tố rất quan trọng cần phải xem xét. Tùy thuộc vào buổi hội nghị của bạn có thể đem lại những gì mà đưa ra một mức chi phí đánh đổi hợp lý. Bạn có thể so sánh những nơi đáp ứng các tiêu chí cần thiết để chọn ra một mức giá phù hợp. Gala Center có rất nhiều chương trình ưu đãi dành cho các doanh nghiệp muốn tổ chức một buổi hội nghị chỉn chu.

Tham khảo: GalaCenter – Trung tâm hội nghị, tiệc cưới quận Tân Bình