Những bí quyết chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo mà bạn cần biết
Sự kiện hội thảo là dịp để các tổ chức, cơ quan đoàn thể hoặc doanh nghiệp cùng ngồi lại để thảo luận, truyền đạt một vấn đề cụ thể nào đó. Ngoài ra, sự kiện hội thảo cũng là nơi quy tụ những nhân vật có sức ảnh hưởng, hoặc những công ty có vị thế trên thị trường, nên địa điểm tổ chức cần phải đạt được sự chỉn chu, tinh tế nhằm mang lại bầu không khí trang trọng, tôn nghiêm. Để tìm hiểu những bí quyết tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị – hội thảo, hãy cùng theo dõi bài viết ngay sau đây.
Cân nhắc về quy mô hội thảo
Trước khi tìm kiếm địa điểm tổ chức thích hợp, bạn cần định hình rõ số lượng khách mời sẽ đến tham dự. Tùy theo tính chất sự kiện và các nhu cầu riêng của tổ chức, quy mô khách tham dự của một buổi hội thảo có thể dao động từ 200 đến 500 người. Những hội thảo theo dạng workshop sẽ có số quy mô khoảng 100 người hoặc ít hơn.
Khi đã có được danh sách khách tham gia hội thảo, việc tìm kiếm địa điểm tổ chức sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Lời khuyên của chúng tôi dành cho bạn đó là hãy ưu tiên tổ chức tại các trung tâm hội nghị uy tín, được nhiều người đánh giá cao.
Ưu điểm của các trung tâm hội nghị gồm có kiến trúc đẹp mắt, diện tích rộng rãi, phù hợp với nhiều quy mô sự kiện khác nhau. Ngoài ra, những dịch vụ đi kèm được cung cấp bởi những địa điểm này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và công sức.
Trước khi tìm kiếm địa điểm tổ chức thích hợp, bạn cần định hình rõ số lượng khách mời sẽ đến tham dự
Khoanh vùng những địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp
Chúng ta sẽ có rất nhiều sự lựa chọn về trung tâm hội nghị – hội thảo, đặc biệt là tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Đầu tiên, bạn cần thu thập thông tin của một số địa điểm tổ chức mà bạn cho là thích hợp thông qua các website, hoặc những chuyên trang đánh giá uy tín.
Sau đó, hãy liên hệ với những trung tâm hội nghị để tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ, số lượng sảnh, phòng, hay những chương trình ưu đãi hiện có. Nếu có thêm thời gian, bạn có thể đến tận nơi tham quan trực tiếp để đưa ra được những quyết định khách quan, chính xác nhất.
Những điểm tổ chức hội nghị – hội thảo được đánh giá cao tại Thành phố Hồ Chí Minh:
- Riverside Palace: Số 360D, Bến Vân Đồn, quận 4
- Capella Gallery Hall: Số 24 đường 3 tháng 2, quận 10
- White Palace Phạm Văn Đồng: Số 108 đường Phạm Văn Đồng, quận Thủ Đức
- Gem Center: Số 8 đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đa Kao, quận 1
- Metropole: Số 216 đường Lý Chính Thắng, quận 3
Hãy tham khảo thông tin của nhiều địa điểm tổ chức hội thảo khác nhau để đưa ra những quyết định chính xác nhất
Diện tích sảnh, phòng hội thảo đủ rộng
Diện tích sảnh, phòng hội thảo là yếu tố tiếp theo mà bạn cần suy xét cẩn trọng. Tiêu chí tiên quyết khi chọn không gian cho buổi hội thảo là sự rộng rãi, thông thoáng nhằm tạo cảm giác dễ chịu cho tất cả mọi người, ngay cả khi thời lượng của hội thảo có thể kéo dài nhiều giờ đồng hồ.
Nếu chọn sảnh, phòng quá rộng, bạn sẽ tiêu tốn thêm một khoản chi phí không cần thiết. Mặt khác, sảnh quá chật hẹp, ngột ngạt sẽ khiến các khách mời cảm thấy kém thoải mái. Do đó, việc suy tính kỹ càng về diện tích không gian cho buổi hội thảo là bước bạn không nên bỏ qua.
Tiêu chí tiên quyết khi chọn không gian cho buổi hội thảo là sự rộng rãi, thông thoáng
Cách bố trí bàn ghế
Chúng ta sẽ có 3 cách bố trí bàn ghế khác nhau cho sự kiện hội thảo, gồm có kiểu chữ U, rạp hát và bàn kiểu lớp học. Bàn chữ U sẽ phù hợp với những hội thảo có số lượng khách mời khoảng 50 người. Lợi điểm của cách sắp xếp bàn này là tăng sự tương tác, giao tiếp giữa mọi người, cũng như nới rộng thêm không gian cho buổi hội thảo.
Bàn chữ U sẽ phù hợp với những hội thảo có số lượng khách mời khoảng 50 người
Phong cách bày trí tiếp theo mà chúng tôi muốn đề cập là sảnh hội thảo kiểu rạp hát. Điểm chung của sảnh kiểu rạp hát là số lượng ghế ngồi lớn và không kèm theo bàn. Những chiếc ghế trong sảnh tiệc có thể được đặt theo dạng hàng ngang hoặc hình bán nguyệt. Cần nên lưu ý rằng từng hàng ghế nên được xếp xen kẽ nhau để hạn chế tình trạng người ngồi sau bị chắn tầm nhìn bởi người ngồi trước.
Điểm chung của sảnh kiểu rạp hát là số lượng ghế ngồi lớn và không kèm theo bàn
Nếu các khách tham dự hội thảo cần phải sử dụng thêm một số vật dụng hỗ trợ như laptop, sổ ghi chép,…, hãy chọn cách bày trí bàn ghế kiểu lớp học. Đối với cách sắp xếp này, bạn hãy đảm bảo khoảng cách giữa mỗi dãy bàn sẽ đủ rộng để việc di chuyển của khách mời được dễ dàng hơn.
Cách bố trí bàn ghế kiểu lớp học cho phép khách mời được thoải mái sử dụng thêm những vật dụng hỗ trợ như laptop, sổ ghi chép
Đảm bảo số lượng trang thiết bị cần thiết
Để có được sự kiện hội thảo thành công, bạn sẽ cần đế sự trợ giúp của những trang thiết bị như màn hình led, máy chiếu, cáp chiếu, micro,… Khi thảo luận về công tác lên kế hoạch hội thảo với đơn vị tổ chức sự kiện, bạn hãy chắc chắn rằng họ sẽ cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết để mọi việc được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
Bạn hãy chắc chắn rằng đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết để mọi việc được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi
Trên đây là những bí quyết chọn nơi tổ chức sự kiện hội thảo mà bạn cần biết. Rất mong rằng, những kiến thức được chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn trong việc tìm kiếm và xác định điểm đến cho buổi hội thảo của mình.
>>> Tổng quan Riverside Palace – Trung tâm hội nghị hàng đầu tại TP. HCM
