Những điều cần làm trước khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một hoạt động được diễn ra hằng năm của các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng nhất để xác định đến sự thành công của sự kiện
Để lựa chọn được một địa điểm thích hợp cần phải xem xét qua nhiều bước khác nhau. Sau đây là những điều cần làm mà chúng tôi đề xuất cho bạn trước khi lựa chọn một nhà hàng hội nghị thích hợp.
Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp quyết định đến thành công của sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện của bạn
Đầu tiên việc nên làm là bạn cần lên kế hoạch ban đầu cho toàn bộ sự kiện của mình. Thiết lập những mục tiêu rõ ràng giúp bạn có lộ trình rõ ràng hơn trong việc tìm một địa điểm tổ chức envent phù hợp. Để hoàn thành được kế hoạch này bạn cần trả lời các câu hỏi cơ bản như sau:
- Sự kiện của bạn với mục đích, chủ đề gì?
- Quy mô của sự kiện dự kiến về số lượng khách mời, số lượng người tham gia sự kiện?
- Thông điệp thông tin bạn muốn truyền tải qua sự kiện là gì?
- Yêu cầu về địa điểm tổ chức cần những điều gì?
- Thời gian diễn ra và thời lượng chương trình sẽ tổ chức được diễn ra trong bao lâu?
- Những hoạt động dự kiến nào diễn ra trong sự kiện?
Bước 2. Xem xét chi phí tổ chức sự kiện
Cân đối chi phí trong toàn bộ kế hoạch sự kiện
Tùy vào nguồn lực về kinh tế mà bạn chấp nhận bỏ ra cho tổ chức sự kiện Các khoản chi phí tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng để bạn có thể dẫn đến sự lựa chọn địa điểm phù hợp. Hãy thỏa thuận, xây dựng một bản chi phí cụ thể bao gồm các khaorn chi tiêu cần thiết mà bạn cần bỏ ra để đạt được sự thống nhất về mặt chi phí tổ chức sự kiện, ước tính được chi phí dự trù, đồng thời với đó là tiết kiệm chi phí tối đa cho sự kiện quan trọng của bạn.
Bước 3: Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Xác định qua nhiều yếu tố để lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất
Vị trí của địa điểm phù hợp với đa số người tham gia
Khi khảo sát địa điểm điều bạn cần xem xét là vị trí địa lý thật sự thuận lợi cho việc đi lại của khách mời và những người tham dự, địa điểm có dễ dàng tìm kiếm.
Không gian cần đáp ứng tốt yêu cầu của sự kiện
Bạn cần lựa chọn các nhà hàng hội nghị phải đáp ứng đầu tiên chính là không gian, diện tích đủ để chứa đủ số lượng khách mời và có đủ không gian cho lối đi lại.
Các trang thiết bị hỗ trợ
Ưu tiên cho các địa điểm tổ chức trang bị từ âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, bàn ghế có thể đáp ứng với những điều mà bạn đang cần cho chính sự kiện để đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách suôn sẻ. Bạn cần quan tâm đến phong cách phục vụ của nhân viên tại nhà hàng cũng như thực đơn những món sẽ phục vụ trong sự kiện.
Bãi đỗ xe rộng rãi
Cuối cùng, chỗ giữ, đậu xe dành cho khách nên có sức chứa đủ thoải mái cho cả phương tiện xe máy và ô tô. Lối ra vào nên rộng rãi, thuận tiện di chuyển để tránh gây ách tắc giao thông.
Giá cả trên thị trường
Khi đã lên một kế hoạch kĩ càng về ngân sách cho một sự kiện, quyết định thuê địa điểm nào đó hãy tham khảo các mức giá được tư vấn. Sau đó lọc ra các địa điểm phù hợp với sự kiện và đảm bảo giá cả hợp lý nhất. Khi xem xét giá cả, bạn cần phải tìm hiểu các danh mục chi phí sau:
- Chi phí thuê địa điểm sự kiện diễn ra phụ thuộc theo ngày hoặc theo giờ. Thường ở nhiều nhà hàng hội nghị các mức giá ở giờ cao điểm cao hơn thông thường.
- Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác như: chuẩn bị bữa ăn nhẹ, gửi xe, nhân viên phục vụ…
- Thuế VAT 10%
>> Tìm hiểu chi tiết: Cách tìm kiếm một địa điểm sự kiện phù hợp
Trên đây là 3 bước lưu ý quan trọng trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cho bạn lên được một kế hoạch hợp lý cho công ty của bạn.
